| Success-Story - Schwitzke Project GmbH |  |
| Unternehmen: | Schwitzke Project GmbH |
| Branche: | Architektur und Bauwesen |
| Mitarbeiter: | ca. 40 |
| Tätigkeitsfelder: | Steuerung und Umsetzung von schlüsselfertigen Ausbauvorhaben |
| Internet: | www.schwitzke-project.com |
Schwitzke Project ist der alleinige Ansprechpartner für die Steuerung und Umsetzung des kundenseitigen Ausbauvorhabens. Dabei deckt Schwitzke Project alle Leistungen von der Standortsuche über die Planung, den Ausbau und die Bauleitung bis zur schlüsselfertigen Übergabe ab. Branchenschwerpunkte bilden Kunden aus dem Textil-, Consumer-Electronics und Finanzsektor.
Ausgangssituation:
| - | unterschiedliche Systeme für Zeit- und Kostenerfassung sowie zur Kostenverfolgung |
| - | keine zentrale Kontaktplattform |
| - | dezentrale und manuelle Verwaltung von Warenbeständen |
| - | Trennung von Projektbearbeitung und buchhalterischen Abläufen |
| - | Projektsteuerung und -controlling nur durch manuelle Konsolidierung möglich |
Es wurde eine Unternehmenssoftware gesucht, die als zentrales Werkzeug für alle Aufgaben einsetzbar ist. Dabei sollte diese sowohl den Ansprüchen des Generalübernehmers, der Verwaltung, als auch der Architektur gerecht werden. Themen wie Rechnungsschreibung, Posten- und Lagerverwaltung, Zeiterfassung, Reisekostenerfassung, sowie Mahnwesen unter dem Blickwinkel des Projekt-Managements und Projekt-Controllings bestimmten den Auswahlprozess.
Ziel war die Besonderheit der Zusammenführung von reiner Projektmanagement-Software und betriebswirtschaftlichem ERP-System.
| - | Implementierung bei der Schwitzke Group |
| - Schwitzke & Partner GmbH (Architektur) | |
| - Schwitzke GmbH (Holding) | |
| - Schwitzke Project GmbH (Generalunternehmer) | |
| - | 50 Concurrent-User-Lizenzen |
| - | 1 Datenbank- sowie 1 Terminalserver |
| - | 70 Workstation-Installationen |
| - | Einsatz des v.Portals für Zeit- und Reisekostenerfassung via Web |
| - | Einführung als Working-Team (3 Ebenen Zusammenarbeit) |
| - | Prozess- und Informations-Analyse und -Beratung |
| - | Praxisorientierte Erstschulung |
| - | Effizienzsteigerung und Aufwandsreduzierung bei der Verwaltung durch den Wegfall der manuellen Kostenerfassung und Belegerstellung sowie der implizierten Projektzuordnung |
| - | Besseres Projektmanagement durch leistungsstarkes Werkzeug für Projekt-Management, Projekt-Controlling und Verwaltung |
| - | Bessere Unternehmenssteuerung durch Echtzeit-Berichtserstellung und Transparenz je Berechtigungsstufe |
| - | Schnelle und benutzerfreundliche Erfassung und Zuordnung der Arbeitszeit und der Reisekosten via Web-Portal |
| - | Warenwirtschaft, Projekt-Controlling/-Management, Customer-Relationship-Management und Kommunikation in einem System |
| - | Effektive und zufriedene Mitarbeiter |
| - | Zukunftssichere Unternehmenssoftware auf moderner .Net Technologie |
Eine Software für Projektmanagement, Projektcontrolling und ERP
Vepos – einfach flexibel und schnell
Bei der Suche nach einer Software-Lösung für unser Unternehmen stand besonders die Verknüpfung einer Projektmanagement-Funktionalität und die gleichzeitige Integration aller kaufmännischen Prozesse im Vordergrund. Die Software sollte den Projektablauf begleiten und dabei die Abwicklung des Einkaufs und Verkaufs massiv unterstützen und damit für Transparenz sorgen. Weiterhin sollten die Zeiterfassung sowie die Reisekostenabrechnung in diesem System für alle Mitarbeiter schnell und einfach zur Verfügung stehen.
Mit der Implementierung von v.Soft ist es gelungen, die zuvor getrennten Abläufe in einem System zu integrieren. Von A wie Angebot bis Z wie Zahlung können alle Projektleiter ihre aktuellen Projekte überblicken und steuern. Die zentrale Funktion ist das Menü Projektmanagement mit den Möglichkeiten der Zeit- und Budgetplanung sowie der Verknüpfung zu allen Kunden- und Lieferantenkontakten. Schnittstellen zu MS-Project, MS-Excel und MS-Outlook lassen v.Soft zur zentralen Plattform unserer Kommunikation und des Informationsaustauschs werden.
Während des Projektverlaufs sind alle wichtigen Informationen zur Projektsteuerung innerhalb der vorgegebenen Ziele schnell und transparent nachverfolgbar. Regelmäßige Statusberichte sind für alle verantwortlichen Personen jederzeit mit den aktuellen Daten abrufbar.
Uns als Geschäftsführer ist es wichtig, möglichst viele Informationen zu unseren Projekten in einem System strukturiert zu pflegen und zu verwalten und somit dem Kunden gegenüber jederzeit detailliert Auskunft zu seinen Bauvorhaben geben zu können. V.Soft bietet noch weitaus mehr Funktionen als wir derzeit nutzen. Es wird spannend werden, diese zukünftig Stück für Stück in unsere täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren. Obwohl die ersten drei Monate noch stark von Weiterentwicklungen und Neuerungen (im Rahmen unserer Entwicklungspartnerschaft mit Vepos) geprägt waren und sicherlich einiges an Umgewöhnung erforderten, konnten wir doch schon deutliche Fortschritte hinsichtlich der Verbesserung der internen Abläufe erzielen. Für uns ist nun frühzeitig erkennbar, wo Steuerungsmaßnahmen erforderlich sind.
Zukünftige Ziele bei der Arbeit mit v.Soft sind, schnell und flexibel auf die unterschiedlichsten Anforderungen unserer Kunden reagieren zu können. Bei Routinetätigkeiten soll uns v.Soft stark unterstützen, somit bleibt uns mehr Zeit für unsere Koordinationsaufgaben. Während der Entwicklungs- und Einführungsphase arbeiteten wir vertrauensvoll mit Vepos zusammen – ein guter Grundstein für die Zukunft.
