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14.04.2022 | 11:04 Uhr Digitalisierung Handel Dienstleistung

Wie die Digitalisierung der Einkaufsprozesse den Erfolg im Onlinehandel erhöht

Frau Lager

Digitalisierung ist und bleibt für den Handel das Schlagwort der Stunde – das dürfte spätestens seit der Coronapandemie endgültig klar geworden sein. Lag der Umsatz des Onlinehandels im Jahr 2019 noch bei 72,6 Mrd €, stieg er 2021 auf über 99 Mrd €: das ist eine Zunahme von fast 37% innerhalb von zwei Jahren (Quelle: statista.de).

Digitalisierung im Einkauf: Checkliste

Die meisten eCommerce Unternehmen arbeiten bereits mit automatisierten Prozessen. Zu den wichtigsten Bereichen der digitalen Transformation zählt neben Warenwirtschaftssystem, Lagerhaltung und Sammelkommissionierung insbesondere der Einkauf. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du deinen Einkauf digitalisieren kannst und welches Potential darin steckt: vom Bestellvorgang mit Prognosebestellung über automatisierte Waren- und Rechnungseingänge bis hin zum Dropshipping gibt es für jedes Handel passende Lösungen, mit denen der Einkauf optimiert werden kann.

1. Bestellvorgang

          - Bestellvorschlag mit Prognosebestellung

          - Bestelleskalation

2. Dropshipping (mit Bestellschnittstelle)

3. Wareneingang und Lagerhaltung

4. Buchhaltung: Automatisierter Rechnungseingang

 

 

1. Bestellvorgang

Bestellvorschlag mit Prognosebestellung

Gerade bei vielen und umfangreichen Bestellungen ist die Digitalisierung des Bestellwesens für den Einkauf eine große und effiziente Hilfe. Das System behält alle Zahlen im Blick und erstellt automatische Prognosen. Das spart nicht nur Zeit, sondern liefert auch verlässliche und belastbare Daten. Grundsätzlich lautet das Ziel jeder Warenbestellung: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Im Idealfall ist genau die Warenmenge auf Lager, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums verkauft werden kann, ohne dass der Bestand ausgeht und Kunden warten müssen. Gleichzeitig soll aber nicht zu viel Ware auf Lager sein.

Ein Bestellvorschlag hilft dir bei der Planung. Dafür überprüft das ERP System automatisch, welche und wie viele Artikel nachbestellt werden sollen. Der Zeitraum kann beliebig eingestellt werden, z.B. alle zwei Wochen. Beim Erzeugen eines Bestellvorschlags zieht das System die bisherigen Käufe und Verkäufe als Datengrundlage heran. Alle Werte können natürlich noch manuell angepasst werden, bevor Bestellungen vom System erzeugt und versendet werden. Den Filter des Bestellvorschlag kannst du selbst einstellen: du legst beispielsweise fest, ob nur bestimmte Artikelgruppen oder Lieferanten mit der kürzesten Lieferzeit oder dem günstigsten Preis ausgewählt werden.

Natürlich können Bestellvorschläge auch über einen längeren Zeitraum hinweg gesteuert werden. Bei Bedarf können sogar verschiedene Zeiträume herangezogen und unterschiedlich gewichtet werden. Das ist vor allem für Händler mit Saisongeschäft relevant.

bestellvorschlag

Bestelleskalation

Im Projektgeschäft werden oft große Stückzahlen auf einmal benötigt, um einen Auftrag beliefern zu können. In diesem Fall ist die Funktion Bestelleskalation sinnvoll. Wenn das Bestellrhythmusverfahren nur alle zwei Wochen ausgeführt wird, kann es sein, dass durch einen Auftrag mit hohen Stückzahlen der Artikel deutlich früher ausverkauft ist als gedacht – ohne, dass es direkt bemerkt wird. Die Funktion Bestelleskalation führt deshalb jede Nacht eine Prüfung durch: Dabei wird gecheckt, ob der Artikel noch rechtzeitig kommt, falls er zum regulären Bestellzeitpunkt unter Berücksichtigung der Lieferzeit nachbestellt wird. Falls die eingestellten Bestellmengen nicht ausreichen, wirst du automatisch informiert. So kannst du den Artikel zügig bestellen und Lieferverzögerungen entweder komplett verhindern oder zumindest beschränken.

2. Dropshipping

Beim Dropshipping verschickst du eingehende Bestellungen nicht selbst, sondern deine Logistikpartner oder Lieferanten. Konkret heißt das: du erhältst die Bestellung für ein bestimmtes Produkt und gibst diesen Auftrag an den Lieferanten weiter, der das Produkt wiederum direkt versendet. Auf diese Weise benötigst du weder die Logistik noch die Lagerkapazitäten für die angebotenen Produkte.

Dropshipping – das auch bekannt ist unter dem Namen Direktversand, Streckengeschäft oder Fulfilment -  ist deshalb bereits bei vielen Händlern etabliert und wird immer stärker nachgefragt. Für die meisten Händler ist es ein lohnender Schritt bei der Digitalisierung des Einkaufs. Die eingehenden Bestellungen werden sofort an den jeweiligen Lieferanten samt Endkundenanschrift weitergeleitet, natürlich versehen mit deinem Firmenlabel. Bei erfolgreich versendeten Bestellungen erzeugt das ERP System automatisiert Lieferscheine und Rechnungen und verbucht diese eigenständig ohne manuellen Aufwand.

Dropshipping bietet dir eine einfache Möglichkeit, dein Sortiment zu erweitern und gleichzeitig Kosten zu sparen. Zu berücksichtigen ist, dass sich in der Regel deine Marge verringert und dass du wenig Einfluss auf die Versandabwicklung hast. Als Ergänzung zu einem eigenen Lager kann Dropshipping dennoch zum echten Game Changer bei der Digitalisierung des Einkaufs werden: Mit Dropshipping bleibst du flexibel, sparst Lagerplatz und Zeit und kannst skalierbarer arbeiten.

3. Wareneingang und Lagerhaltung

Ein voll digitalisierter Wareneingang entlastet den Einkauf nachhaltig und sorgt zugleich für mehr Übersicht. Mit einem scannergestützten Wareneingang kann das ERP System automatisch überprüfen, ob die angelieferte Ware eingelagert werden soll oder bereits zu einer Kundenbestellung gehört, die sofort weiterverschickt wird. Falls die Ware eingelagert werden soll, sind verschiedene Verfahren möglich. So kann die Einlagerung je nach Lagertyp chaotisch oder stationär erfolgen. Eine chaotische Lagerhaltung kann  zum Beispiel via MDE-Gerät organisiert werden. Dabei legt der Lagermitarbeiter den Artikel an einem geeigneten freien Lagerort ab und scannt ihn. Nun weiß das System, wo genau sich der Artikel im Lager befindet.

Alternativ kann die Einlagerung stationär via Einlagerungsliste erfolgen. Dabei gibt das System vor, wo welcher Artikel abgelegt werden soll, zum Beispiel in einem staplergestützten Hochregallager. In einem robotergestützten Lager sind wiederum andere Prozesse relevant: Hier bringt der Roboter in den Regel den Lagerort selbst an den Pickplatz – beispielsweise ein Lagerbrett oder auch ein ganzes Regal mit verschiedenen Fächern.

wareneingang

4. Buchhaltung: Automatisierter Rechnungseingang

Ein vollautomatisierter Rechnungseingang spart wertvolle Zeit: sämtliche Eingangsrechnungen von Lieferanten und Dienstleistern können automatisch ausgelesen, geprüft und verbucht werden. Dazu gleicht das System automatisch die Rechnungen mit bestehenden Bestellungen ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung automatisch gebucht und in einem Dokumentenmanagementsystem archiviert, z.B. in DocuWare. Ist der Zahlungseingang erfolgt, wird die Rechnung im Datenmanagementsystem mit einem digitalen Bezahlt-Stempel versehen – ebenfalls vollautomatisch. Zusätzlich erfolgen eine automatische Plausibilitätsprüfung und Umsatzsteuerkonformitätsprüfung.

Durch die Digitalisierung können die Abläufe in der Buchhaltung deutlich optimiert werden. Es sind kaum noch manuelle Auswertungen nötig, denn das Buchungssystem erfasst alle Vorgänge vollautomatisch. Dadurch gewinnst du einen großen Vorsprung an Schnelligkeit und Zeit.

Fazit: Die Digitalisierung im Einkauf bietet viel Potential

Im Einkauf gibt es zahlreiche Prozesse, die sich weitgehend digitalisieren lassen. Zu den wichtigsten Tools zählen der Bestellvorschlag, der automatische Waren- und Rechnungseingang sowie das Dropshipping. Gerade in diesen Bereichen werden durch die Digitalisierung wertvolle Zeit und Ressourcen gespart sowie der Einkauf optimiert.

Je nach Größe und Geschäftsmodell gibt es für jedes Unternehmen passende Möglichkeiten. Im Idealfall untersuchst und besprichst du deine Prozesse mit einem Profi, z.B. mit einem Anbieter für ERP Systeme. Gemeinsam könnt ihr die bestehenden Strukturen deines Unternehmens betrachten und herausfinden, welche Funktionen für dich in Frage kommen. Mit der richtigen Digitalisierungsstrategie kannst du deinen Einkauf nachhaltig verbessern: schnellere Abläufe, eine bessere Übersicht und eine höhere Skalierbarkeit machen dein Unternehmen wettbewerbssicher und fit für die digitale Zukunft.

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