Rechnungsautomatisierung mit v.Soft

In vielen Unternehmen werden Eingangsrechnungen oft noch händisch geprüft und abgelegt. Unser ERP System unterstützt dich zukünftig nicht nur bei der automatisierten Bearbeitung von warenbezogenen Eingangsrechnungen, sondern auch bei dienstleistungsbezogenen und sonstigen Rechnungen. Die Fertigstellung des neuen Tools ist für Herbst 2023 geplant.

Automatisierung statt manueller Prozesse

Oftmals werden in Unternehmen händisch ein oder mehrere der folgenden Schritte durchgeführt:

• Zusammentragen aller Rechnungen aus E-Mails und Online-Portalen (z.b. Amazon oder Telekom)
• Kaufmännische Prüfung – sind alle Informationen enthalten, passt der Steuersatz?
• Abgleich mit dem Wareneingang – sind die Mengen korrekt?
• Abgleich der Preise – sind diese so wie vereinbart?
• Kaufmännische Einbuchung ins System – Anlage eines offenen Postens
• Zahlungsvorschlag und Übertragung an die Bank-Software
• Nachverfolgung von Skontofristen
• Archivierung (oft noch in Papierform, mehrmaliges Ausdrucken, Ablage in Ordnern)

 

Diese Prozesse sind nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern entsprechen manchmal auch nicht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Beispielsweise dürfen E-Mail-Rechnungen nur digital und nicht in Papierform abgelegt werden.
Die oben genannten, in vielen Unternehmen oft noch händisch ausgeführten Prozesse lassen sich dabei gut teil- bzw. auch komplett automatisieren.

Einfaches Verbuchen von Dienstleistungs- und sonstigen Rechnungen

Unser neues Tool für die Rechnungsautomatisierung wird dir lästige Routinetätigkeiten abnehmen. Mit unserer zukünftigen Lösung ist kein manuelles Zusammensuchen mehr nötig - die Rechnungen werden automatisch aus einem E-Mail-Postfach oder von Onlineportalen (z.B. Amazon oder Telekom) abgeholt, ausgelesen, geprüft und abgelegt. Dabei werden Zahlläufe und Freigabeprozesse einfach digital abgebildet. Der PDF-Beleg wird in v.Soft ausgelesen und anschließend ein Buchungsvorschlag erzeugt, der aber noch geändert werden kann. Sind bestimmte Kriterien erfüllt (z.B. Lieferant, Betrag, und einmalige Abrechnung pro Monat stimmen bei Miet- oder Telefonrechnungen mit einer vordefinierten Regel überein), kann die Rechnung automatisch verbucht und im DMS abgelegt werden. Dabei werden Buchungssatz und Beleg miteinander verknüpft. Nicht eindeutige Belege werden zur Prüfung dem zuständigen Mitarbeiter vorgelegt.

Automatisierte Eingangsrechnungsverbuchung bei Warenrechnungen

Auch warenbezogene Einkaufsrechnungen können automatisiert abgerechnet werden. Dies ist bereits über das Tool Smartinvoice möglich. Wir planen jedoch, zukünftig auch weitere Automatisierungslösungen zu unterstützen.
Grundlage hierfür ist die Erfassung von Einkaufsbestellungen im ERP System sowie automatisiert auslesbare Postfächer für den Rechnungseingang. Sobald Rechnungs-E-Mails in den Fächern eingehen, werden diese mitsamt Anhängen automatisch ausgelesen und sowohl einer Plausibilitätsprüfung als auch einer Umsatzsteuerkonformitätsprüfung (nach §14 UstG) unterzogen. Anschließend gleicht das System die Rechnungen mit bestehenden Bestellungen ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung automatisch im ERP System gebucht (Dunkelbuchung) und im Dokumentenmanagementsystem (zum Beispiel DocuWare) archiviert. Dabei werden auch Skontofristen berücksichtigt. Zusätzlich prüft das ERP System regelmäßig, ob die kreditorische Rechnung bereits bezahlt wurde. Ist dies geschehen, wird die Rechnung im DMS mit einem digitalen Bezahlt-Stempel versehen.
 

Fazit: Digitalisierung beim Rechnungsmanagement

Mit diesen automatisierten Vorgängen sparst du viel Zeit. Nach der Ablage im DMS kannst du dazu die Papierbelege entsorgen, da eine Ablage und Aufbewahrung nicht mehr nötig ist. So sparst du zudem viel Platz. Zusätzlich werden alle Eingangsrechnungen zentral überwacht, sodass dir nichts durchrutschen kann und du keine Skontofristen verpasst.