Wie du Probleme im Außendienst durch Digitalisierung effektiv lösen kannst
Digitalisiertes Field Service Management hilft dabei, die gängigsten Probleme im Alltag von Technikern und Innendienst zu lösen. Zu den häufigsten Schwierigkeiten zählen eine ungenaue Terminplanung, eine niedrige Erstlösungsrate, manueller Aufwand durch Zettelwirtschaft, chaotisches Ersatzteilmanagement sowie fehlerhafte oder gar komplett fehlende Abrechnung von Einsätzen. Ein ERP System mit Field Service App hilft dabei, durch automatische Prozesse die Abläufe zu optimieren und so Mitarbeiter und auch Kunden zu unterstützen.
Hohe Kundenzufriedenheit statt Terminchaos
Bei einer digitalisierten Terminplanung wird sichergestellt, dass kein Termin vergessen wird. Dazu ist es möglich, den Kunden ein relativ genaues Zeitfenster zu geben, wann mit dem Eintreffen des Technikers zu rechnen ist. Im Idealfall ist es möglich, Termine flexibel umzuplanen und eine Störung einer Wartung vorzuziehen – mit automatisierter Information an alle Beteiligten. Die präzise Terminplanung sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit – in einer Kombintion mit einer hohen Erstlösungsrate.
Hohe Erstlösungsrate statt mehrerer Anfahrten
Im Optimalfall lässt sich die Wartung oder Reparatur einer Anlage mit nur einem einzigen Termin erledigen. Dabei ist nicht nur wichtig, dass der Kunde genau Bescheid weiß, wann mit dem Techniker zu rechnen ist. Wesentlich sind dazu auch eine umfassende Beschreibung des Problems, eine genaue Anlagendokumentation mit Servicehistorie sowie umfassende Transparenz, welches Material wo verfügbar ist.
Transparenz über Ersatzteile statt chaotischem Lagermanagement
Eine niedrige Erstlösungsrate hängt oft damit zusammen, dass benötigte Ersatzteile nicht im Fahrzeug liegen. Dies lässt sich mit einem bestandsgeführten Lagermanagement beheben, das alle Lagerorte inkl. Fahrzeuge und Materialdepos umfasst. Für den Fall, dass tatsächlich Ersatzteile bestellt werden müssen, ist ein im ERP System vorhandenes Bestellmanagement hilfreich, mit dem der Einkäufer den Bedarf digital an den jeweiligen Lieferanten oder Hersteller übermittelt.
Automatisierte Prozesse statt Zettelwirtschaft
Zettelwirtschaft und händische Dokumentation sollten der Vergangenheit angehören. Im Idealfall erhält der Techniker alle wesentlichen Informationen direkt auf einem mobilen Gerät via App für den Außendienst. Die Anwendung ist leicht zu bedienen und bietet u.a. die Möglichkeit, Anfahrszeiten und Material zu erfassen, den Einsatz zu dokumentieren, die Kundenunterschrift digital zu speichern und alles automatisiert an das eigene Unternehmen zu senden. Dies spart sowohl im Außendienst als auch im Innendienst Zeit, weil kein manuelles Abtippen des Servicescheins nötig ist. Dazu lassen sich die Belege digital speichern.
Automatisierte Abrechnung statt fehlerhafter oder fehlender Belege
Gerade in stressigen Zeiten kann es bei manuellen Prozessen mit Zettelwirtschaft schnell vorkommen, dass Einsatzberichte übersehen werden. Die Folge: Dienstleistungen werden nicht berechnet. Über Serviceverträge ist es möglich es, Dienstleistungen in bestimmten Intervallen (z.B. vierteljährlich oder jährlich) mithilfe von automatisch erzeugten Wiederkehrenden Rechnungen zu fakturieren. Außerplanmäßige Einsätze werden direkt im System erfasst und lassen sich einfach nachverfolgen und abrechnen.
Fazit: Digitalisierung unterstützt Service-Prozesse und sorgt für hohe Kundenzufriedenheit
Auch im Field Service Management sind digitalisierte und automatisierte Prozesse mit der richtigen Lösung gut umsetzbar. Die ERP Software v.Soft unterstützt Dienstleister mit starken Funktionen wie einer mobilen App für den Außendienst, einer grafischen Einsatzplanung und einem leistunggstarken Vertragsmanagement bei allen Serviceprozessen sowie im Einkauf und Verkauf, im Lager und bei der Finanzbuchhaltung. Zusätzlich sind eine Werkstattverwaltung und eine Kasse integriert.