Ob im technischen Bereich, im Büro oder für die Ausbildung: Unternehmen der Sicherheitstechnik suchen händeringend nach Personal mit geeigneter Qualifikation. Doch gute Mitarbeiter zu finden, nimmt viel Zeit in Anspruch. Dies führt einerseits zu einer hohen Belastung des bestehenden Teams. Auf der anderen Seite lassen sich Potenziale im Hinblick auf Wachstum, guten Kundenservice und zusätzliche Umsätze nicht voll ausschöpfen. Begegnen lässt sich dieser Herausforderung durch die Optimierung und Automatisierung von Abläufen. Was bereits möglich ist und wie Sie konkret davon profitieren können, lesen Sie in diesem Artikel.
Branche wächst, doch Personal fehlt – ZVEI-Chef spricht von problematischer Situation
Die Sicherheitstechnik-Branche wächst kontinuierlich. Nach letzten Erkenntnissen des BHE Bundesverband Sicherheitstechnik e.V. betrug ihr Umsatz im Jahr 2023 5,3 Milliarden Euro (Quelle). Brandmeldetechnik, Videosysteme, Sprachalarmsysteme, Überfall- und Einbruchmeldeanlagen, Rauch- und Wärmeabzugsanlagen: Alle Gewerke konnten erneut zulegen.
Während die Nachfrage nach Sicherheitstechnologien steigt, fehlen jedoch immer häufiger qualifizierte Fachkräfte. Dies bestätigt Dirk Dingfelder, Vorsitzender des ZVEI-Fachverbands Sicherheit, der die Personalsituation im Sicherheitsmarkt als „zunehmend problematisch“ bezeichnet. Neben der schwächelnden Baukonjunktur und immer strengeren rechtlichen Vorgaben sei dies eine zentrale Belastung für die Branche.
Die Gründe für diese Entwicklung sind vielfältig. Neben allgemeinen Trends wie dem demografischen Wandel und dem Imageproblem handwerklicher Berufe kommen branchenspezifische Herausforderungen hinzu. So benötigen Sicherheitstechniker nicht nur elektrotechnisches Know-how, sondern mittlerweile auch ausgeprägte Kenntnisse in der IT. Gefordert ist zudem Know-how zu einschlägigen Normen. Entsprechend schwierig ist es, geeignete Kandidaten zu finden. Je nach Ausgangssituation kann die Einarbeitung zudem Monate in Anspruch nehmen.
Dass sich die Situation nicht verbessern, sondern eher noch zuspitzen wird, zeigen Zahlen des Zentralverbands der Deutschen Elektro- und Informationstechnischen Handwerke (ZVEH).
- Anfang 2024 gas es 96.580 offenen Stellen in der Branche (Quelle).
- 2023 waren es noch 85.525 offene Stellen (Quelle)
- 2021 fehlten 81.239 e-handwerkliche Fachkräfte (Quelle).
Seit Jahren sind also steigende Zahlen unbesetzter Stellen zu verzeichnen – ein Trend, der sich fortsetzen dürfte. Der Verband führt dies vor allem auf die demografische Entwicklung und das kontinuierliche Wachstum der Branche zurück. ZVEH-Hauptgeschäftsführer Alexander Neuhäuser bezeichnet die Zahlen als „Warnsignal“. Aus seiner Sicht seien „noch größere Anstrengungen“ notwendig, „um die Fachkräfteentwicklung in den kommenden Jahren sicherzustellen“.
Die Personalsituation in der Sicherheitstechnik wird also bis auf Weiteres angespannt bleiben. Welche Folgen das hat, ist klar:
- überlastete Mitarbeiter
- längere Projektlaufzeiten
- unzufriedene Kunden
- ungenutzte Umsatzpotenziale
Doch wie lässt sich diese Situation nun verbessern? Die Antwort liegt nicht allein in der verstärkten Personalakquise, sondern auch in der klugen Nutzung vorhandener Ressourcen. An dieser Stelle leisten moderne ERP-Systeme mit Branchenfokus auf die Sicherheitstechnik einen äußerst wertvollen Beitrag. Sie können Abläufe optimieren und automatisieren, um die angespannte Lage zu entschärfen.
Automatisierte Prozesse: So sorgen moderne ERP-Systeme schon heute für deutliche Entlastung
Viele zeitintensive Aufgaben in der Sicherheitstechnik können mit geeigneten ERP-Software Lösungen (Enterprise Resource Planning) schon heute in hohem Maße automatisiert werden – unter anderem im Vertrieb, in der Disposition und der Buchhaltung. Ein führendes ERP-System ist die Software von Vepos.
Neben den oben abgebildeten Funktionen gibt es noch viele weitere Funktionen eines ERP-Systems, die Ihnen dabei helfen können Ihre Prozesse zu digitalisieren und teilweise zu automatisieren.
1. Kalkulation und Angebotserstellung
Ein zentraler Hebel liegt in der Beschleunigung der Angebotsphase. So müssen Sie Materialpreise, Arbeitsstunden und Fahrtkosten mit einem ERP-System nicht mehr manuell kalkulieren. Beispielsweise ist es möglich, auf Basis des Projektstandortes Reisestunden, Spesen und logistische Aufwände automatisch berechnen zu lassen. Auch individuelle Zuschläge für Risiko, Gewinn oder Verhandlungsmasse lassen sich hinterlegen, sodass der Verkaufspreis mit einem Klick ermittelt wird.
Ebenso trägt es zur Effizienz bei, wenn der Vertrieb standardisierte Pakete nutzt, mit denen wiederkehrende Komponenten automatisch in die Kalkulation einfließen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Abschließend lässt sich die gesamte Kalkulation per Klick in ein Angebot übernehmen und an die Kunden übersenden.
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2. Service-Tickets und Wartungsplanung
Ein weiterer Schlüsselbereich ist die Verwaltung von Wartungsverträgen und Störungsmeldungen. Branchenfähige ERP-Systeme verfügen hierzu über Ticketsysteme, die nicht nur eine manuelle Ticketerfassung (etwa bei Kundenanrufen), sondern auch automatische Trigger unterstützen. Hilfreich ist das vor allem in der Wartungsplanung. Denn sind digitale Wartungsverträge hinterlegt, legt das System eigenständig Tickets an, sobald eine Inspektion fällig wird. Diese Tickets enthalten alle relevanten Daten – von Anlagentyp und -standort über benötigte Ersatzteile und Anleitungen bis hin zur Wartungshistorie.
So können keine fälligen Wartungstermine mehr übersehen werden. Gleichzeitig wird die Beauftragung der zuständigen Techniker automatisiert und somit erheblich beschleunigt. Eine manuelle Erstellung entsprechender Serviceaufträge entfällt. Außerdem können Tickets als Basis für die automatisierte Einsatzplanung herangezogen werden – siehe nächster Punkt.
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3. Einsatzplanung
Die intelligente Vernetzung von Ticketsystemen mit der Einsatzplanung ist ein weiterer wichtiger Ansatz, um Personal zu entlasten. Denn gute ERP-Tools analysieren automatisch, welcher Techniker Kapazitäten hat, sich in der Nähe des Einsatzorts befindet oder über die notwendigen Qualifikationen verfügt. Dies optimiert und beschleunigt die Einsatzplanung deutlich. Zudem haben Disponenten wieder mehr Zeit, sich um wichtige Aufgaben wie die langfristige Planung und spontane Veränderungen zu kümmern.
Hierfür gibt es einige Anbieter, die die Einsatzplanung erheblich vereinfachen und den technischen Außendienst bei der Durchführung der Aufträge unterstützen. Ein solches System ist die ERP Software von Vepos, in Kombination mit der eigens entwickelten Service App für den technischen Außendienst.
ERP-System & Mobile App von Vepos zur Einsatzplanung & den technischen Außendienst
Mit der App von Vepos beschleunigen Sie die Einsätze und reduzieren manuelle Arbeit. Mit allen Informationen ausgestattet, können Ihre Techniker direkt alles Wissenswerte und Instruktionen per Handy abrufen und so effizienter und einfacher den Einsatz durchführen
4. Zeiterfassung und Abrechnung
Im Außendiensteinsatz erfolgt die Zeiterfassung dann via App: Der Techniker bucht seine Arbeitsstunden und auch verbrauchtes Material direkt auf das jeweilige Ticket. Diese Daten können dann nahtlos in die Buchhaltung einfließen – egal ob für Einzelabrechnungen oder wiederkehrende Rechnungen. Eine manuelle Übertragung handschriftlicher Notizen entfällt vollständig. Das spart Zeit in der Buchhaltung und reduziert gleichzeitig die Fehlerquote.
Auch ohne Vollautomatisierung sind digitale Prozesse wertvoll
Die zuvor genannten Beispiele zeigen: In Unternehmen der Sicherheitstechnik existieren mehrere automatisierbare Abläufe. Da diese tagtäglich mehrfach durchlaufen werden, ist das Einsparpotenzial groß. Doch selbstverständlich müssen Sie Ihre Workflows nicht von heute auf morgen allesamt hochgradig automatisieren. Spürbare Verbesserungen bringt bereits die Abbildung Ihrer Prozesse in einem zeitgemäßen, branchentauglichen ERP-Tool.
So sorgt die ERP-Einführung beispielsweise für standardisierte Workflows und klare Zuständigkeiten. Denn in einer ERP-Software legen Sie fest, wie bestimmte Vorgänge ablaufen sollen und wer für welche Prozessschritte verantwortlich ist – von der Angebotsfreigabe bis zur Rechnungsstellung. Das sorgt für eine gleichmäßige Abwicklung, reduziert Fehler und vermeidet Doppelarbeit.
Gleichzeitig schaffen digitale Abläufe Transparenz: Jeder Mitarbeiter weiß, in welchem Status sich bestimmte Vorgänge befinden und wo die zugehörigen Informationen einsehbar sind. Somit erübrigen sich Rückfragen und Kundenanliegen können schneller gelöst werden. Ein weiterer Vorteil ist die lückenlose Dokumentation: Jeder Arbeitsschritt wird im System protokolliert, was bei Rückfragen von Kunden und Kollegen zusätzlich Zeit spart.
Investieren Sie jetzt in die Zukunftsfähigkeit Ihres Betriebs
Der Fachkräftemangel wird die Sicherheitstechnik-Branche noch auf unabsehbare Zeit begleiten. Daher ist es wichtig, andere Wege zu suchen, das vorhandene Personal zu entlasten. Der beste Hebel ist hierbei die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen mithilfe moderner ERP-Lösungen.
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