Für Unternehmen, die sich mit der Errichtung von Sicherheitsanlagen befassen, ist Projektmanagement ein zentrales Thema. Denn jedes neue Kundensystem ist ein Projekt, das möglichst termingerecht und kostenoptimal umgesetzt werden soll. Doch gelingt dies in der Praxis nicht immer. Vielmehr führen Kommunikationsprobleme und fehlende Informationen zu Verzögerungen, Fehlern und Mehrkosten. Häufig liegt das an einer unzureichenden Digitalisierung der Projektabwicklung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Herausforderungen mit der Einführung geeigneter Tools gezielt begegnen und damit erheblichen Mehrwert in Ihr Projektgeschäft bringen.
Bis zu 35 Prozent Zeitverlust: Mangelnde Transparenz und Kommunikation verursachen erhebliche Aufwände
In der Projektabwicklung nutzen Unternehmen der Sicherheitstechnik häufig eine ganze Reihe verschiedener Tools, Kommunikationskanäle und Methoden. Pläne werden gedruckt und verteilt, Statusupdates landen in Excel-Tabellen, neue Informationen werden über WhatsApp-Gruppen verkündet und viele Daten liegen in Form handschriftlicher Notizen in unterschiedlichen Aktenordnern. Dieses Nebeneinander unterschiedlicher Medien führt regelmäßig zu erheblichen Problemen, die Projekte unnötig verzögern und verteuern.
Was dies in Zahlen bedeutet, wurde 2018 in der US-Baubranche untersucht. Die Studie von PlanGrid und FMI (Quelle) zeigt, dass Beschäftigte in Unternehmen nur rund zwei Drittel (65 Prozent) ihrer Arbeitszeit mit „optimalen Aktivitäten“ verbringen. Es handelt sich dabei um Tätigkeiten, die dafür sorgen, dass ein Projekt auf Kurs bleibt. Dem gegenüber werden 35 Prozent der Zeit für ineffiziente Aufgaben vergeudet. Das entspricht etwa 14 Stunden – oder fast 2 vollen Arbeitstagen – pro Woche und Mitarbeiter.
Zu den größten Zeitfressern gehören laut der Studie:
- Suche nach Projektdaten wie überarbeiteten Zeichnungen und Materiallisten (5,5 Stunden pro Woche)
- Klärung von Kommunikationsproblemen und Diskrepanzen (5 Stunden pro Woche)
- Ermittlung von Fehlerursachen und -kosten für Nachbesserungen (4 Stunden pro Woche)
Auch die Gründe für diese Probleme wurden untersucht. Ganz vorne rangiert hier die mangelhafte Kommunikation im Projekt – verursacht durch langsame Reaktionszeiten, ineffektive Zusammenarbeit der Stakeholder und das Fehlen einer gemeinsamen Datenaustauschplattform.
Auf dem zweiten Platz folgen unzureichende Projektinformationen. Diese Herausforderung wird vor allem durch fehlerhafte Daten, eingeschränkten Datenzugriff und Probleme beim Datenaustausch zwischen den Beteiligten verursacht. Im Übrigen sind laut der Umfrage fast die Hälfte aller Nacharbeiten im US-Baugewerbe (48 Prozent) auf mangelhafte Daten und Missverständnisse zurückzuführen.
Bereits seinerzeit erkannten die Ersteller der Studie, dass eine Digitalisierung der Projektabwicklung inklusive der Nutzung mobiler Endgeräte eine deutliche Verbesserung dieser Situation bewirken könnte. Diese Erkenntnis hat heute noch Gültigkeit und lässt sich durchaus auf die deutsche Sicherheitsbranche übertragen. Denn auch hier spielen Kommunikation und Informationstransparenz eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. Und auch hier ist der Digitalisierungsgrad nach wie vor verbesserungsfähig.
Was bedeutet „digitale Projektabwicklung“?
Das Zwischenfazit: Durch eine Digitalisierung der Projektumsetzung lassen sich Zeitverschwendung und unnötige Kosten massiv reduzieren. Wer diese Potenziale erschließen möchte, sollte jedoch zunächst verstehen, was unter dem Begriff „digitale Projektabwicklung“ überhaupt zu verstehen ist.
Ganz grundlegend bedeutet digitale Projektabwicklung, Papier aus den Abläufen zu verbannen. Im Optimalfall erfolgt das jedoch nicht mit zahlreichen einzelnen Werkzeugen, sondern mit einem zentralen System.
Reine Projektmanagement-Software reicht nicht aus, um diesen Anspruch vollständig zu erfüllen. Denn sie deckt lediglich die Planung, Steuerung und möglicherweise das Controlling von Projekten ab. Die vielen zusätzlichen Aufgaben – von der Angebotserstellung über die Materialbeschaffung und die Zeiterfassung bis zur Abrechnung – kann sie in aller Regel jedoch nicht abbilden.
Für Sie als Unternehmer in der Sicherheitstechnik bedeutet das: Sie benötigen ein branchentaugliches ERP-System wie v.Soft, das einerseits die klassische Ressourcenplanung und -steuerung inklusive kaufmännischer Aufgaben unterstützt, andererseits eine solide Steuerung Ihrer Projekte ermöglicht.
Jetzt Software zur digitalen Projektabwicklung kennenlernen -->
Warum sind durchgängige digitale Prozesse in Projekten wichtig?
werdeWarum es wichtig ist, die Projektabwicklung durchgängig zu digitalisieren, wird am besten anhand eines Beispiels deutlich. Gehen wir davon aus, Sie möchten ein Zutrittskontrollsystem bei einem Ihrer Kunden installieren. Zunächst analysieren Sie den Bedarf, beraten den Kunden und erstellen sodann ein Angebot. Spätestens bei letzterem Schritt kommt die ERP-Software ins Spiel. Gute Lösungen ermöglichen es an dieser Stelle mithilfe von Kalkulationstools, Verkaufs- und Angebotspreise auf Basis von Materialeinkaufspreisen, Stundensätzen und kundenindividuellen Konditionen automatisiert zu berechnen.
Das Angebot wird dann in einen Auftrag bzw. in ein Projekt umgewandelt. Das notwendige Material wird reserviert oder bei Bedarf beschafft, die relevanten personellen Ressourcen werden geblockt. Ebenso definieren Sie sämtliche Stakeholder wie interne Verantwortliche und Ansprechpartner beim Kunden. Weiterhin hinterlegen Sie in dem Projekt alle relevanten Dokumente in digitaler Form. Dies können Verträge ebenso sein wie Pläne oder Anleitungen.
Außerdem planen Sie selbstverständlich den gesamten Projektablauf digital. Idealerweise erfolgt dies sowohl grob- als auch feingliedrig bis auf Ebene einzelner Aufgaben und deren Abhängigkeiten voneinander. Gute Tools nehmen zudem automatisch eine Terminplanung – wahlweise als Vorwärts- oder Rückwärtsterminierung – vor.
Darüber hinaus ist eine digitale Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten auf einer zentralen Plattform von hoher Bedeutung. Insbesondere der Informationsaustausch zwischen Ihrer Zentrale und dem Außendienst sollte reibungslos gestaltet werden. Ein wichtiges Element ist dabei eine App für mobile Endgeräte. Sie dient den Technikern einerseits dazu, alle wichtigen Projektinformationen und -dokumente ortsunabhängig abzurufen. Auf der anderen Seite unterstützt sie projektbezogene Rückmeldungen – etwa die Erfassung von Arbeitszeiten und verbrauchten Materialien. Diese Informationen fließen direkt in das Controlling ein, sodass der Projektfortschritt in Echtzeit nachvollzogen werden kann. Auch Soll-Ist-Vergleiche lassen sich somit jederzeit realisieren.
Nicht zuletzt können alle digital erfassten Daten zum Projekt selbstverständlich direkt für die Abrechnung genutzt werden. So sinken die Fehlerquote und der Zeitaufwand in der Buchhaltung massiv. Die Archivierung gestaltet sich ebenfalls deutlich einfacher und kostengünstiger.
v.Soft ermöglicht digitale Projektabwicklung
Mit Hilfe von v.Soft, werden alle Projektschritte digital erfasst, dokumentiert und führen so zu absoluter Kostentransparenz durch Auswertungen und Kennzahlen, bis hin zur abschließenden automatisierten Rechnungserstellung
Welche Vorteile hat die digitale Projektabwicklung für Betriebe der Sicherheitstechnik?
Der zuvor skizzierte, vollständig digitale Prozess der Projektabwicklung hat zahlreiche Vorteile für Unternehmen der Sicherheitsbranche. Diese lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
- Fehlerfreie, belastbare Kalkulation
- Verknüpfung von Projekten mit Ressourcen (Personal, Material, Geräte)
- Realistische Planung mit Flexibilität bei kurzfristigen Veränderungen
- Zentrale Informationsbasis für alle Beteiligten
- Verbesserte Kommunikation – auch in Echtzeit via App
- Kein Informationsverlust durch handschriftliche Notizen
- Schnelle, korrekte Abrechnung
- Enorme Zeitersparnis – dadurch mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben
- Vermeidung teurer Nacharbeiten
- Höhere Kundenzufriedenheit, damit bessere Kundenbindung
Kurz: Die Digitalisierung des Projektgeschäfts hat einen enormen Mehrwert. Dieser übersteigt die Kosten der notwendigen Software in aller Regel um ein Vielfaches. Es handelt sich also um eine äußerst rentable und damit sinnvolle Investition.
Jetzt Software zur digitalen Projektabwicklung kennenlernen -->
So steigen Sie auf eine moderne Projektsoftware um
Um die Potenziale der digitalen Projektabwicklung voll auszuschöpfen, ist es wichtig, dass Sie bei der Einführung eines neuen Systems strukturiert vorgehen. Bewährt hat sich in dieser Hinsicht folgendes Vorgehen in fünf Schritten:
Schritt 1: Ist-Analyse
Betrachten Sie zunächst die derzeitige Situation der Projektabwicklung in Ihrem Unternehmen.
- Welche Prozesse laufen bereits gut?
- An welchen Stellen gibt es Probleme?
- Was sind die größten „Baustellen“, die zeitliche und finanzielle Verluste verursachen?
Gehen Sie mit Fragen dieser Art am besten direkt auf die betroffenen Mitarbeiter zu. Definieren Sie in gemeinsamen Workshops zudem, wie die optimalen Soll-Prozesse für Ihr Unternehmen aussehen. Auf dieser Basis erstellen Sie eine Anforderungsliste, die Ihnen dann bei der nachfolgenden Tool-Auswahl hilft.
Schritt 2: Tool-Auswahl
In diesem Schritt sollte es das Ziel sein, eine Lösung zu finden, die Ihre individuellen Anforderungen optimal unterstützt. Im Vorteil sind dabei meist Tools, die speziell für Ihre Branche geschaffen wurden. Außerdem sollte es sich um ein umfassendes System handeln, das alle Prozesse rund um Ihre Projekte unterstützt. Ist dies nicht der Fall, werden Sie (weiterhin) mit Insellösungen arbeiten müssen – mit all den eingangs erwähnten Nachteilen. Ihr Fokus sollte daher auf einer Branchen-ERP-Software für die Sicherheitstechnik wie v.Soft liegen.
Schritt 3: Schulung
Bevor die neue ERP-Lösung in den Produktivbetrieb geht, sollten Sie die zukünftigen Nutzer im Umgang mit der Software schulen. Je intuitiver die Lösung ist, desto geringer wird der Aufwand hierfür ausfallen. In jedem Fall ist es hilfreich, praxisnahe Übungen einzubauen und in den Trainings mit realistischen Daten zu arbeiten. So erreichen Sie einen besonders großen Effekt und das Erlernte wird besser in den Köpfen verankert.
Tipp: Nutzen Sie auch Tutorials und Online-Trainings von Ihrem ERP-Anbieter, um Ihre internen Schulungen sinnvoll zu ergänzen.
Schritt 4: Integration ins Tagesgeschäft
In dieser letzten Phase nimmt die neue Software ihren Produktivbetrieb auf. Begleiten Sie die Anwender insbesondere in den ersten Wochen engmaschig. Klären Sie auftretende Fragen sofort. Auch der ERP-Anbieter sollte bei Schwierigkeiten kurzfristig erreichbar sein. Prüfen Sie nach den ersten Monaten, ob die neue Lösung alle Anforderungen erfüllt und die Ziele erreicht werden. Evaluieren Sie auch, ob die bisherigen Insellösungen vollständig aus den Abläufen verschwunden sind. Trifft dies zu, haben Sie Ihr Ziel erreicht: Ihre Projektabwicklung ist jetzt digital!
Jetzt v.Soft kennenlernen - Ihr All-in-One Tool zur digitalen Projektabwicklung
Vom Angebot bis hin zur Wartung Ihrer Sicherheitsanlagen – alle Abläufe werden mit v.Soft optimiert, vereinfacht und digital abgebildet.
Fazit: Digitalisierung der Projektabwicklung lohnt sich – und muss nicht komplex sein
Systembrüche und papierbasierte Abläufe verursachen mehrere Probleme. Sie kosten jeden Mitarbeiter Woche für Woche etliche Arbeitsstunden. Gleichzeitig entstehen Fehler, Verzögerungen und teure Nacharbeiten. Auch die Kundenzufriedenheit leidet, wenn Projektprozesse nicht optimal gestaltet sind. Mit einer durchdachten Digitalisierung der Projektabwicklung lassen sich solche Schwierigkeiten aus der Welt schaffen. Im Übrigen muss der Umstieg auf eine professionelle Software keineswegs komplex sein. Moderne, intuitive, branchentaugliche Tools lassen sich oft mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit implementieren. So erreichen Sie schnell das Ziel optimaler Projektabläufe und stellen sicher, dass sich die Investition umgehend auszahlt.
Sie möchten direkt tiefer in das Thema einsteigen? Dann sehen Sie sich jetzt die Vorteile unserer ERP-Software für Errichter von Sicherheitsanlagen an und vereinbaren Sie einen Demo-Termin, um live zu erleben, wie eine leistungsstarke Branchenlösung Ihre Projekte verbessern kann!
Stephanie WertherHead of Sales
Brauchen Sie Hilfe bei der Auswahl oder haben Sie Fragen?
Wir helfen Ihnen gerne weiter und beraten Sie, welches Softwarepaket am besten zu Ihren Anforderungen passt.
+49 (911) 378437 – 0
