Autor: Jörg Lehmeier – Geschäftsführer Vepos GmbH & ERP-Experte
Mit über 20 Jahren Erfahrung in ERP-Projekten für mittelständische Unternehmen begleitet Jörg Lehmeier die Einführung und Optimierung von v.Soft, dem eigens entwickelten ERP-System von Vepos. Sein Fokus liegt auf Handel, Dienstleistung und projektbasierten Prozessen.
ERP Mittelstand Kosten – Was ein ERP‑System wirklich kostet
Die Kosten für ein ERP‑System sind für mittelständische Unternehmen ein zentrales Entscheidungskriterium – und gleichzeitig einer der schwierigsten Punkte bei der Planung. Viele Firmen überschätzen die reinen Lizenzpreise oder unterschätzen die Gesamtkosten inklusive Einführung, Customizing, Datenmigration und Schulung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen realistische Richtwerte, erklären die wichtigsten Kostenfaktoren und geben einen Vergleich beliebter ERP‑Anbieter für den Mittelstand. Weiterführende Informationen zum Thema finden Sie auch in unserem Leitfaden ERP im Mittelstand – der komplette Leitfaden für KMU (2026).
Kurzüberblick: ERP-Kosten im Mittelstand
- Lizenzkosten: Cloud 50–1000€/monatlich pro Nutzer, On-Premise 1.000–5.000 € einmalig (je nach Umfang und Anforderungen)
- Implementierung & Customizing: 20.000 - 150.000 €
- Datenmigration: 5.000–50.000 €
- Schulung: 5–15 % des Projektbudgets
- Support & Wartung: 15–25 % der Lizenzkosten pro Jahr
- Gesamtkosten 5 Jahre: 3–6× Lizenzkosten
ERP-Kosten sind keine Einmalinvestition – sondern müssen aufgegliedert werden in wiederkehrende Kosten und einmalige Kosten. Sie umfassen unter anderem kosten für Lizenzen, Implementierung, Datenmigration, Schulungen und laufende Wartung.
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Typische ERP-System Kosten im Mittelstand
| Kostenfaktor | Typische Bandbreite | Bemerkung |
|---|---|---|
| Lizenz / Subscription | –150 €/Monat (Cloud) / 1.000–2.500 € (On-Premise) | abhängig von Anbieter & Nutzerzahl |
| Implementierung & Customizing | 10.000–150.000 € | abhängig von Umfang & Anpassung |
| Datenmigration | 5.000–50.000 € | Bereinigung, Testmigration, Dokumentation |
| Schulung | 5–15 % Projektbudget | Key-User & Anwendertrainings |
| Support & Wartung | 15–25 % der Lizenzkosten / Jahr | Cloud meist enthalten, On-Premise extern |
| Gesamtkosten 5 Jahre | 3–6× Lizenzkosten | inklusive aller Projektaufwände |
Warum Kostenplanung bei ERP‑Projekten im Mittelstand entscheidend ist
ERP‑Kosten bestehen aus mehreren Bausteinen, nicht nur aus Lizenzpreisen. Eine realistische Budgetplanung verhindert spätere Überraschungen und sorgt dafür, dass Ihr Projekt termingerecht und im Rahmen bleibt. Besonders im Mittelstand, wo Ressourcen und Budgets häufig begrenzter sind, ist eine ganzheitliche Betrachtung aller Kosten nötig.
Mehr erfahren: ERP im Mittelstand – der komplette Leitfaden für KMU (2025)
Typische ERP‑Kosten im Mittelstand
Die Kosten für ein ERP-System im Mittelstand setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen und gehen weit über die reinen Lizenzgebühren hinaus. Je nach Unternehmensgröße, Projektdauer und individuellen Anforderungen können die Aufwände stark variieren. Eine strukturierte Übersicht der typischen Kostenfaktoren hilft, Budgets realistisch zu planen und spätere Überraschungen zu vermeiden.
Typischerweise lassen sich die Kosten für ein ERP-System im Mittelstand auf folgende Bestandteile herunterbrechen:
- Softwarelizenzen & Cloud-Abonnements
- Implementierung & Customizing
- Datenmigration
- Schulungen
- Laufender Support & Wartung
- Beratung & Projektmanagement
- Optional: Erweiterungen & Zusatzmodule
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1. Lizenz- oder Nutzungsgebühren
Die Kosten für Softwarelizenzen bilden einen der zentralen Bausteine bei der Einführung eines ERP-Systems im Mittelstand. Je nach Einsatzmodell unterscheiden sich die Ausgaben deutlich: Während On-Premise-Lösungen in der Regel einmalige Lizenzgebühren erfordern, werden Cloud-ERP-Systeme meist als monatliches Abonnement pro Nutzer abgerechnet. Ein frühzeitiger Vergleich hilft, die Gesamtkosten realistisch einzuschätzen und die passende Lizenzstruktur für Ihr Unternehmen zu wählen.
| Anbieter | Lizenz/Subscription | Bemerkung |
|---|---|---|
| SAP Business One | ca. 1.140 – 2.700€ pro Nutzer einmalig ; monatlich 40 - 100€ | SME‑ERP mit umfangreichen Funktionen, exkl. Kosten für Implementierung, Migration, Customizing, etc |
| SAP Business ByDesign | ab ca. 20€/Monat bis 190€/Monat pro Nutzer + 1600€ Basis pro Monat | Cloud‑ERP für Mittelstand, exkl. Kosten für Implementierung, Migration, Customizing, etc |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | ab ca. 75-100€/Monat pro Nutzer | Integration mit Microsoft‑Tools, flexible Cloud‑Lizenz, exkl. Kosten für Implementierung, Migration, Customizing, etc |
| Odoo | ca. 20–25€/Monat pro Nutzer (Enterprise) | Lösung für KMU; Implementierung, Migration, Customizing, etc muss selbst übernommen werden |
| v.Soft von Vepos | ab 80€/Monat pro Nutzer | Flexible Lösung für KMU, exkl. Kosten für Implementierung, Migration, Customizing, etc |
➡️ Wichtig: Lizenzkosten sind nur der Anfang – auch bei Cloud‑ERP kommen meist Implementierung, Migration, Customizing, Support und Schulung dazu.
2. Implementierung & Customizing
Die Implementierung und das Customizing eines ERP-Systems zählen zu den aufwendigsten und kostenintensivsten Phasen eines Projekts im Mittelstand. Sie umfassen nicht nur die Einrichtung der Software, sondern auch die Anpassung an individuelle Geschäftsprozesse, die Integration bestehender Schnittstellen und die Migration von Altdaten.
- Einrichtung des Systems
- Anpassung an Ihre Geschäftsprozesse
- Schnittstellen zu bestehenden Systemen
- Datenmigration aus alten Systemen
👉 Studien zeigen, dass Implementierungskosten oft 30 – 50 % der Gesamtkosten ausmachen oder noch mehr, wenn Individualisierungen nötig sind.
3. Datenmigration
Die Datenmigration ist ein zentraler Bestandteil jeder ERP-Einführung im Mittelstand und kann einen erheblichen Einfluss auf Kosten und Projektdauer haben. Dabei geht es nicht nur darum, bestehende Daten aus Altsystemen in das neue ERP zu übertragen, sondern auch darum, die Datenqualität zu sichern, Dubletten zu vermeiden und die Informationen für die neuen Prozesse aufzubereiten. Fehlerhafte oder unvollständig migrierte Daten können später zu falschen Entscheidungen, erhöhtem Aufwand und zusätzlichem Support führen.
Typische Aufgaben bei der Datenmigration:
- Analyse und Strukturierung der bestehenden Daten aus Excel-Listen, Insellösungen oder Altsystemen
- Bereinigung von Dubletten und fehlerhaften Einträgen
- Anpassung an neue Datenstrukturen des ERP-Systems
- Testmigration und Validierung, um Fehler frühzeitig zu erkennen
- Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den migrierten Daten
- Erstellung von Dokumentationen und Migrationsprotokollen für Compliance-Zwecke
Praxis-Tipp: Planen Sie für die Datenmigration ausreichend Zeit ein – gerade bei mittelständischen Unternehmen mit komplexen Abläufen kann die Migration mehrere Wochen oder sogar Monate in Anspruch nehmen. Gut vorbereitete und saubere Daten sind eine wesentliche Grundlage für den Erfolg Ihres ERP-Projekts.
4. Schulungen
Ein ERP-System entfaltet seinen Nutzen nur, wenn die Mitarbeitenden es verstehen und aktiv nutzen. Daher sind Schulungen für alle relevanten Anwendergruppen sowie Key-User unverzichtbar. Diese Trainings vermitteln nicht nur die grundlegende Bedienung, sondern auch die richtigen Abläufe, Best Practices und unternehmensspezifische Anpassungen des Systems.
Wichtige Punkte bei Schulungen
- Einweisung der Mitarbeitenden in neue Prozesse und Systemfunktionen
- Aufbau von Key-Usern, die als Ansprechpartner und Multiplikatoren dienen
- Praxisnahe Übungen und Workshops, um Routine und Sicherheit zu schaffen
- Dokumentation von Prozessen und Schulungsunterlagen
- Kommunikation der Vorteile und Ziele, um Akzeptanz zu fördern
- Anpassung der Schulungsinhalte an unterschiedliche Abteilungen und Hierarchieebenen
Studien und Praxisbeispiele zeigen: Schulungsaufwand schlägt sowohl in Zeit als auch in Kosten zu Buche, ist aber entscheidend für den Projekterfolg. Unternehmen, die in umfassende Trainings investieren, profitieren langfristig von höherer Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Fehlern und einer schnelleren Umsetzung der neuen Prozesse.
Mehr erfahren: 7 Gründe, warum ERP Projekte im Unternehmen scheitern
5. Laufender Support & Wartung
Nach der erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems im Mittelstand fallen kontinuierliche Kosten für Support, Wartung und Updates an, die in der langfristigen Budgetplanung berücksichtigt werden müssen. Diese Kosten unterscheiden sich je nach ERP-Modell deutlich.
Nutzung Cloud ERP-System:
- Bei den meisten Cloud-Lösungen sind Updates, Sicherheits-Patches und technischer Support in den monatlichen Nutzungsgebühren enthalten.
- Anbieter übernehmen die Wartung der Serverinfrastruktur, Backups und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben wie DSGVO.
- Vorteil: Unternehmen müssen sich nicht um IT-Betrieb, Sicherheitsupdates oder Performance-Optimierung kümmern.
Nutzung On-Premise ERP-System:
- Updates, Systemwartung und technischer Support müssen intern oder über externe Dienstleister organisiert werden.
- Zusätzliche Kosten entstehen für Server, Backup-Lösungen, Hardware-Instandhaltung und Sicherheit.
- Service- und Supportgebühren werden häufig als Prozentsatz der Lizenzkosten berechnet (typisch 15–25 % pro Jahr).
- Vorteil: volle Kontrolle über Daten und Systeme, individuelle Anpassungen möglich.
Typische Aufgaben im laufenden Support:
- Technische Wartung und Systemupdates
- Behebung von Softwarefehlern oder Bugs
- Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben (z. B. Steueränderungen, DSGVO)
- Unterstützung bei Prozessanpassungen oder Erweiterungen
- Überwachung der IT-Infrastruktur (bei On-Premise)
Praxis-Tipp: Auch wenn die laufenden Kosten bei Cloud-ERP meist transparenter und kalkulierbarer sind, sollten mittelständische Unternehmen die Gesamtkosten über mehrere Jahre betrachten, inklusive möglicher Erweiterungen oder steigender Nutzerzahlen. Bei On-Premise-Lösungen empfiehlt es sich, Wartungsverträge und SLA-Konditionen genau zu prüfen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
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Zahlen & Richtwerte – ERP‑Kosten im Überblick
Die Kosten für ERP-Systeme im Mittelstand variieren stark, abhängig von Unternehmensgröße, Einsatzmodell (Cloud oder On-Premise), Funktionsumfang und individuellen Anpassungen. Eine realistische Planung erfordert daher einen Überblick über typische Kostenbandbreiten für Lizenzen, Implementierung, Customizing und laufenden Betrieb. Die folgenden Zahlen dienen als Orientierung und zeigen, welche Aufwände mittelständische Unternehmen bei ERP-Projekten erwarten können.
| Bereich | Typische Bandbreite |
|---|---|
| Kleine ERP‑Projekte (Standard) | €25.000 – €75.000 Cloud oder On-Premise, je nach Anbieter und Umfang |
| ERP für mittlere Unternehmen | €75.000 – €200.000 (On‑Premise) |
| Cloud‑ERP für den Mittelstand (1 Jahr) | €5.000 – €15.000 (bei 10–25 Nutzern) |
| Implementierung & Customizing | €20.000 – €150.000+ je nach Komplexität und Umfang |
| Langfristige Gesamtausgaben (5 Jahre) | 3–6× Lizenzkosten bei klassischen ERP |
➡️ Praxiswert: Ein mittelständisches Unternehmen mit ~50 Mitarbeitenden kann bei einer On‑Premise‑Lösung mit einmaligen Kosten von 75.000 € bis über 200.000 € rechnen, exklusive eventuell monatlich/jährlich anfallenden Gebühren wie Wartungskosten und Lizenzgebühren, falls monatliche Zahlungen gewählt werden. Bei Cloud‑ERP kann mit laufenden Lizenzkosten von ca. 5.000 € bis 15.000 € jährlich gerechnet werden, exklusive den Kosten für Implementierung, Datenmigration, Schulung, Wartung, etc.
Mehr erfahren: Checkliste: ERP-Software erfolgreich einführen in 8 Schritten
Vergleich ausgewählter ERP-Anbieter (Preis & Zielgruppe)
| ERP-System | Lizenz/Nutzer | Implementierung | Zielgruppe | Einsatz |
|---|---|---|---|---|
| SAP Business One | ca. 1.140 – 2.700€ pro Nutzer einmalig ; monatlich 40 - 100€ | mehrere zehntausend € | Mittelstand | Cloud & On-Premise |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | ab ca. 75-100€/Monat pro Nutzer | ca. €50.000+ | MS-Umgebung | Nur noch Cloud für Neukunden |
| Odoo | ca. 20–25€/Monat pro Nutzer (Enterprise) | ab €15.000 (über Partner oder selbst) | KMU | Cloud & On-Premise |
| v.Soft von Vepos | ab 80€/Monat pro Nutzer | ab €10.000 | KMU Handel & Dienstleistung | Hosting bei Partner & On-Premise |
Das ERP-System für den agilen Mittelstand
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SAP Business One
SAP Business One ist eine führende ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen und deckt sowohl kaufmännische als auch operative Prozesse ab. Für KMU, die Abläufe standardisieren, Prozesse effizienter gestalten und Transparenz über alle Abteilungen schaffen möchten, bietet das System eine flexible und skalierbare Lösung. Es ist sowohl On-Premise als auch in der Cloud verfügbar und kann an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
- On‑Premise‑Lizenz: ab ca. €1.140 – €2.570 pro Nutzer einmalig
- Cloud‑Nutzung: ab ca. €100+ pro Nutzer/Monat
- Implementierung: typischerweise mehrere zehntausend Euro
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine cloudbasierte ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen und integriert sich nahtlos ins Microsoft-Ökosystem. Sie deckt Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Projektmanagement und CRM ab und hilft, Prozesse zu standardisieren, Transparenz zu schaffen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Besonders für Unternehmen mit Office 365 oder Power BI ermöglicht sie schnelle Implementierung und einfache Anbindung.
- Cloud: ab ca. €75–€100/Monat pro Nutzer
- Implementierung: €50.000+ je nach Partner und Umfang
v.Soft von Vepos
v.Soft ist eine modulare ERP-Lösung für mittelständische Unternehmen, die speziell Handel, Dienstleistung und projektbasierte Prozesse abdeckt. Die Software integriert zentrale Geschäftsbereiche wie Warenwirtschaft, CRM und Finanzbuchhaltung und lässt sich flexibel an die Anforderungen des Unternehmens anpassen – sowohl On-Premise als auch in der Cloud.
- Hosting über Partner/On Premise: ab ca. €80+ pro Nutzer/Monat
- Implementierung: startet ab €10,000, je nach Funktionsumfang und Anpassungen
Odoo (Enterprise)
Odoo Enterprise ist eine ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die flexibel und kosteneffizient starten möchten. Das System bietet Module für Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Projektmanagement und Produktion, die je nach Bedarf erweitert werden können. Durch den modularen Aufbau lassen sich Einstiegskosten und Überdimensionierung minimieren, während eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine aktive Community die Nutzung unterstützen.
- Cloud-Nutzung: ab ca. €20–€25/Monat pro Nutzer (Enterprise) - alle Module
- Implementierung: startet ab €15,000, je nach Funktionsumfang und Anpassungen (wird nicht von Odoo angeboten; muss selbst gemacht werden oder über Partnerunternehmen)
Weitere relevante ERP-Anbieter für den Mittelstand
- Oracle NetSuite: individuelle Cloud‑Preise, kein standardisierter Listenpreis, meist höher als typische SMB‑Lösungen
- Sage – weit verbreitet im deutschsprachigen Mittelstand mit ERP-Lösungen wie Sage 100 oder Sage X3, die besonders bei Finanz- und Personalprozessen punkten.
- proALPHA – deutsche ERP-Lösung für den gehobenen Mittelstand mit Fokus auf Produktion und Fertigung.
- Haufe X360 – Cloud-ERP speziell für KMU mit modernen Funktionen und KI-Unterstützung.
- Open-Source-Alternativen wie Metasfresh – geeignet für Unternehmen mit IT-Know-how, die Open-Source-Modelle bevorzugen.
- Weitere KMU‑ERP‑Systeme (z. B. reybex, JTL, orgaMAX, myfactory)
Mehr erfahren: ERP Mittelstand – der komplette Leitfaden für KMU (2025).
ERP‑Kosten sinnvoll planen: Tipps für den Mittelstand
✅ Gesamtkosten über 5 + Jahre betrachten
Nicht nur kurzfristige Einsparungen zählen – langfristige Wartung, Support und Erweiterungen gehören dazu.
✅ Implementierungspuffer einplanen
30 – 50 % des Budgets für Schulung, Datenmigration und Beratung reservieren.
✅ ROI messen
Effizienzgewinne, reduzierte Fehlerkosten und Zeitersparnis sollten gegen die Investition gestellt werden. Branchenstudien zeigen, dass viele ERP‑Projekte langfristig positiv rentieren.
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Checkliste für Kostenplanung bei der ERP-Auswahl
ERP-Kosten sind keine einmalige Ausgabe, sondern eine langfristige Investition. Mittelständische Unternehmen sollten:
- Gesamtkosten über 5 Jahre planen
- Lizenzkosten, Implementierung, Migration, Schulung und Support berücksichtigen
- Cloud vs. On-Premise abwägen
- ROI und Effizienzgewinne im Blick behalten
- Puffer für Anpassungen einplanen
Eine sorgfältige Kostenplanung verhindert Überraschungen, steigert Akzeptanz und sichert den langfristigen Erfolg Ihres ERP-Projekts.
Fazit
Die hier dargestellten Zahlen zeigen deutlich: ERP-Kosten im Mittelstand sind kein einmaliger Posten, sondern eine Investition, die über mehrere Jahre geplant werden muss. Neben den Lizenzkosten sollten Implementierung, Customizing, Datenmigration, Schulungen sowie laufender Support und Wartung berücksichtigt werden.
Für mittelständische Unternehmen bedeutet das:
- Langfristige Budgetplanung: Setzen Sie die Gesamtkosten in Relation zum erwarteten Nutzen und ROI.
- Individuelle Anforderungen beachten: Je spezieller die Prozesse, desto höher die Implementierungskosten.
- Cloud vs. On-Premise abwägen: Cloud-Lösungen bieten kalkulierbare jährliche Kosten und schnellen Start, On-Premise-Lösungen erlauben maximale Kontrolle und Anpassung.
- Kostenpuffer einplanen: Unvorhergesehene Anpassungen, zusätzliche Schulungen oder spätere Erweiterungen sind normal.
Eine sorgfältige Kostenplanung ist entscheidend, um Ihr ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen, spätere Überraschungen zu vermeiden und den maximalen Nutzen für Ihr Unternehmen zu erzielen. Weitere detaillierte Informationen und praxisnahe Tipps finden Sie in unserem Leitfaden ERP Mittelstand – der komplette Leitfaden für KMU (2025).
FAQ – ERP-Kosten Mittelstand
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