Errichter von Sicherheitstechnik bewegen sich in einem zukunftsfähigen, aber zunehmend wettbewerbsintensiven Markt. Stabile Umsätze zu generieren, ist daher nicht einfach. Umso wichtiger ist es, Quellen für regelmäßige Einnahmen zu erschließen. In diesem Zusammenhang sind Wartungsverträge besonders wertvoll. Ihr volles Potenzial entfalten sie jedoch nur, wenn sie effizient verwaltet werden. Wie lässt sich das in der Praxis am einfachsten umsetzen? Und welcher Mehrwert entsteht dadurch im Einzelnen?
Das Problem: manuelle Verwaltung von Wartungsverträgen ist ineffizient, fehlerbehaftet und teuer
Anbieter von Sicherheitssystemen schließen in vielen Fällen Wartungsverträge mit ihren Kunden ab. Daraus ergibt sich eine Win-win-Situation: Einerseits kann der Systemnutzer sicher sein, dass sich seine Anlage jederzeit in einem guten Zustand befindet und ihren Wert behält. Auf der anderen Seite profitiert der Anlagenerrichter von stabilen, planbaren Umsätzen. Selbst, wenn das Neugeschäft einmal weniger gut läuft, sind After-Sales-Verträge ein verlässlicher Umsatzanker. Davon einmal abgesehen tragen sie maßgeblich zur Kundenbindung und Kundenzufriedenheit bei.
All diese Vorteile kommen jedoch nur dann voll zum Tragen, wenn das Management der Wartungsverträge professionell, effizient und zielgerichtet erfolgt. Dies ist nicht in jedem Unternehmen der Fall. Vielmehr ist ein Szenario an der Tagesordnung, das Sie möglicherweise selbst kennen: Ihre Mitarbeiter im Innendienst pflegen Wartungsverträge händisch in Excel-Listen. Anstehende Wartungstermine schreibt das Team in einen Outlook-Kalender. Der Techniker hat aber nicht immer genügend Zeit, um den Kalender extra zu prüfen und so kann es vorkommen, dass der ein oder andere Termin nicht wahrgenommen wird. Der Kunde ist verärgert und das Innendienst-Team muss die Vertragsdetails erneut mühsam heraussuchen, um dann in Outlook einen Ersatztermin zu planen.
Selbstredend ist dieser Zustand nicht optimal und birgt einige gravierende Nachteile:
- hohe Kosten durch manuelle Verwaltung
- hohes Risiko menschlicher Fehler durch händische Datenübernahme
- fehlende Übersicht über Wartungsverträge
- Gefahr, Wartungstermine zu vergessen
Vermeiden lassen sich derartige Probleme, indem Wartungsverträge in einem leistungsfähigen System digital verwaltet werden. Wie kann dies nun in der Praxis aussehen?
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Die Lösung: mit digitaler Wartungsvertragsverwaltung Abläufe optimieren, Geld sparen und Kunden zufriedenstellen
Die digitale Verwaltung von Wartungsverträgen erfolgt idealerweise nicht in einem isolierten System. Weitaus sinnvoller ist eine ERP- oder Servicemanagement-Lösung wie v.Soft, die Wartungsverträge mit Kunden, Einsatzplanung und Abrechnung verknüpft. Denn selbstverständlich hängen all diese Elemente zusammen. Nur wenn sie allesamt in einer zentralen Lösung abgebildet werden, sind durchgängige, effiziente Prozesse realisierbar.
Die Basis des digitalen Vertragsmanagements sind konsistente, vollständige Stammdaten. Gute Software bietet deshalb die Möglichkeit, Wartungsverträge mit all ihren Details zu erfassen. Dazu zählen beispielsweise:
- Kunde mit Adresse und Ansprechpartner
- Vertragsbeginn
- Vertragsende
- Service-Level
- Zuständiger Mitarbeiter bzw. zuständiges Wartungsteam
- Durchführungsrhythmus der Wartungsarbeiten
- Umfang der Wartungsarbeiten inklusive voraussichtlicher Zeitaufwand
- Zusatzinformationen wie Arbeitsanweisungen, Anlagendokumentation und benötigtes Material
Im Optimalfall verfügt das System zudem über Plausibilitätsprüfungen an den relevanten Stellen, sodass Fehler bei der Vertragserfassung vermieden werden. Im Ergebnis entsteht eine belastbare Datenbasis, die in vielerlei Hinsicht hilfreich ist.
Die eingangs erwähnten Excel-Listen gehören damit der Vergangenheit. Stattdessen öffnen Ihre Mitarbeiter in der Zentrale eine benutzerfreundliche Systemoberfläche, in der sie eine Übersicht über den gesamten Vertragsbestand haben. Die dort verfügbaren Informationen sind verlässlich und aktuell. Handelt es sich um eine mobil einsetzbare Software, können sogar Ihre Außendiensttechniker auf die digitalen Vertragsakten zugreifen.
Auch bei der Planung von Terminen hat es Ihr Team nun deutlich einfacher. Denn statt manuell herauszufinden, welche Wartungsarbeiten fällig sind, erledigt das System die Arbeit: Die Termin- und Einsatzplanung wird von Ihnen in der Software eingestellt und sind somit für alle TechnikerInnen und MitarbeiterInnen einsehbar. So werden fällige Termine nicht länger übersehen. Darüber hinaus können Ihre Techniker die durchgeführten Arbeiten im System festhalten. So entsteht eine Kunden- bzw. Wartungshistorie, die für Recherchen und Reports hilfreich ist.
Weiterhin haben Sie und Ihre Führungskräfte die Möglichkeit, verschiedene Auswertungen durchzuführen:
- Wie viele Wartungsaufträge sind derzeit insgesamt oder bei einem bestimmten Kunden vorhanden?
- Welche Wartungsverträge bestehen in einer bestimmten Region?
- Wie entwickelt sich der Vertragsbestand?
- Welche Verträge laufen bald aus?
- Welche Einnahmen aus Wartungsvereinbarungen sind zu erwarten?
Fragen dieser Art lassen sich auf Basis eines digitalen Vertragsmanagements leicht beantworten. Und es gibt noch einen weiteren Mehrwert: Besteht eine Verknüpfung zur Buchhaltung, so können die Verträge sowie die durchgeführten Wartungsarbeiten automatisch in die Abrechnung einfließen. Dies reduziert den administrativen Aufwand in Ihrem Backoffice und sorgt dafür, dass keine abrechnungsrelevanten Posten übersehen werden.
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Digitale Vertragsverwaltung: die Vorteile für Errichterbetriebe im Überblick
Zusammengefasst hat das digitale Management von Wartungsverträgen mittels ERP-System zahlreiche Vorteile. So profitieren Errichter von Security-Technik von einem guten Überblick über ihren Vertragsbestand, der auch für vielfältige Auswertungen herangezogen werden kann. Außerdem lassen sich Folgeprozesse wie die Wartungsplanung und Abrechnung verbessern – sogar eine Automatisierung zahlreicher Schritte ist möglich. Hinzu kommen folgende Mehrwerte:
- Zuverlässige, pünktliche Durchführung von Wartungsarbeiten
- Hohe Servicequalität, damit hohe Kundenzufriedenheit
- Geringer Aufwand bei Vertragsverlängerungen und -kündigungen
- Besser kalkulierbare Einnahmen
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Wartungsverträge sind ein hervorragender Hebel für mehr Kundenbindung und bessere Umsätze. Ab einer gewissen Größenordnung lassen sich bestehende Vereinbarungen ohne die Unterstützung einer leistungsstarken Software jedoch kaum noch problemlos verwalten. Daher lohnt es sich, den Umstieg auf ein professionelles System zu prüfen. Idealerweise handelt es sich dabei um eine ERP-Branchenlösung wie v.Soft, die die Prozesse in der Sicherheitstechnik durchgängig unterstützt. Denn in diesem Fall ist der Effizienzgewinn besonders groß.
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