v.Soft im Einsatz bei Protectura

Unternehmen der Sicherheitsbranche benötigen eine ERP Software, die sowohl kaufmännische als auch technische Abläufe in einem System vereint. Die Protectura GmbH, ein Anbieter individueller Sicherheitssysteme, sah sich mit genau dieser Herausforderung konfrontiert. Konkret benötigte das Unternehmen ein Ticketsystem für den Serviceeinsatz, in dem Wartungstickets automatisch erstellt und an die Techniker im Außendienst versendet werden. Auf diese Weise sollen die Techniker alle notwendigen Informationen zu ihren Einsätzen erhalten und diese im Anschluss automatisiert an das System zurückmelden. Außerdem war der Protectura GmbH wichtig, dass die zukünftige ERP Software eine übersichtliche Projektsteuerung und Vertragsverwaltung ermöglicht, insbesondere die Bearbeitung von Wartungsverträgen sowie das Schreiben von Aufträgen und Rechnungen.

Der Kunde: Die Protectura GmbH

Die Protectura GmbH bietet seit über 20 Jahren lösungsorientierte und individuelle Sicherheitssysteme in den Bereichen Einbruchmeldeanlangen, Videoüberwachung und Zutrittskontrolle – mehrfach zertifiziert und herstellerunabhängig. Das Leistungsangebot von Protectura umfasst einen Rundum-Sorglos-Service mit Beratung, Planung, Finanzierung, Montage, Einweisung und Wartung. Dazu zählen persönliche Beratungen vor Ort, passgenaue Sicherheitslösungen für unterschiedliche Kundenbedürfnisse, sowie ein schneller, kompetenter Support. Der Kundenstamm reicht von Kleinaufträgen bis hin zu Großprojekten und wächst seit Jahren kontinuierlich.

Die Ausgangssituation: eine ERP Lösung für mehr Wachstum

Mit der steigenden Anzahl an Kunden wuchs auch die Datenmenge: Eingehende Anfragen mussten manuell abgearbeitet werden. Die vielen einzelnen Miet- und Wartungsverträge mit unterschiedlichsten Service Level Agreements ließen sich überhaupt nicht abbilden und mussten händisch abgeglichen werden, ehe in einem weiteren Schritt die benötigten Informationen an die Servicetechniker weitergegeben werden konnten. Der anfallende Zeitaufwand sowie der Materialverbrauch wurden ebenfalls separat bearbeitet.  Kurzum - die Verwaltung der Daten wurde zunehmend aufwändig, unübersichtlich und dementsprechend sehr zeitintensiv.

Die Suche nach der passenden Software für die Sicherheitsbranche

Um zukünftig die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und somit das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, entschied sich die Protectura GmbH im Jahr 2020 für die Einführung eines neuen ERP Systems. Die Software sollte dabei vor allem folgende Ansprüche erfüllen: neben einer übersichtlichen Verwaltung der bestehenden Miet- und Wartungsverträge wurde ein Ticketsystem für Störungs- und Serviceaufträge gewünscht sowie eine einfache Zeit- und Materialerfassung. Die Handhabung sollte leicht verständlich und übersichtlich sein.

Nach intensiver Recherche und ersten Gesprächen war neben v.Soft nur noch ein Systemanbieter speziell für die Sicherheitsbranche im Rennen. Herr Gold, Geschäftsführer von Protectura: „Nach intensiven Präsentationen und Gesprächen fiel die Entscheidung auf v.Soft. Das System hat uns vor allem mit seiner Funktionsstärke und der übersichtlichen, leicht bedienbaren Benutzeroberfläche überzeugt.“

Schrittweise Einführung von v.Soft

Die Einführung erfolgte ressourcenschonend in kleinen Schritten. In einem intensiven Analyseworkshop vor Ort wurde die gesamte Konfiguration für v.Soft festgelegt. Anschließend spielte Protectura über die Import-Routinen sowohl die Bestandsdaten als auch die Verträge mit wiederkehrenden Rechnungen in v.Soft ein. Zum Golive konnten so bereits die Servicerechnungen automatisiert versendet werden. 

Anschließend wurde das Ticketsystem eingeführt. Die Tickets werden den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet, die diese dann in den vorgegebenen Zeitfenstern abarbeiten. Als wichtiges Werkzeug dient die Kapazitätenübersicht. Hier ist auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter wie ausgelastet bzw. aktuell verfügbar (oder auch im Urlaub) sind und wer noch Zeit hat, um weitere Tickets abzuarbeiten. Um Protectura dabei bestmöglich zu unterstützen, führte Vepos  darüber hinaus noch weitere Schulungen durch. Außerdem wurde der Stand der Software-Einführung regelmäßig in Follow-Up-Calls besprochen.

Mittlerweile unterstützt v.Soft auch zahlreiche weitere Prozesse. Dazu gehören Service-Aufträge für Erweiterungen von bestehenden Systemen, Störungsbeseitigungen oder Lieferungen von Scharfschalt-Komponenten. Auch Projekte mit mehreren Technikern mit verschiedenen Skills werden in v.Soft gesteuert.

Herr Gold zeigt sich mit dem Fortschritt sehr zufrieden: „Seit über einem Jahr arbeiten wir nun mit der Software v.Soft und sind absolut zufrieden. Die Einführung klappte problemlos und wir konnten unsere Geschäftsprozesse deutlich optimieren. Aufträge und Störungsmeldungen sowie die Zeit- und Materialplanung werden vollautomatisch erfasst und können jetzt viel schneller bearbeitet werden, auch dank der benutzerfreundlichen Oberfläche. Wir würden uns immer wieder für v.Soft entscheiden und planen bereits die weitere gemeinsame Zusammenarbeit.“

Ausblick: Mobiles Servicemanagement und Lageroptimierung

Für die Zukunft plant Protectura, weitere Unternehmensbereiche mit v.Soft zu digitalisieren. Besonderer Fokus liegt hier auf der zukünftigen v.App 3.0, in der Techniker ihre Zeiten erfassen sowie Material auf Aufträge und Tickets buchen werden. Die App wird voraussichtlich ab Anfang 2022 zur Verfügung stehen. Im Zuge der Einführung soll v.Soft dann auch die Lagerverwaltung mitsamt Bestandsführung unterstützen.

Über Protectura

Protectura ist lösungsorientierter Systemanbieter von Sicherheitstechnik im Main-Kinzig-Kreis und Rhein-Main-Gebiet. Schwerpunkte sind Sicherheitsanwendungen im Bereich von Einbruchmeldeanlagen, Videoüberwachung und Zutrittskontrolle. Als qualifizierter Errichter der Sicherheitstechnik bietet das Unternehmen eine kundenorientierte und praxisnahe Betreuung.