Möchtest du deinen Kunden Serviceverträge mit Pauschalen anbieten, die z.B. monatlich, quartalsweise oder jährlich abgerechnet werden sollen?
Siehst du auf einen Blick, ob bestimmte Leistungen im Vertrag enthalten sind?
Prüft dein System, welche Verträge verlängert werden können und welche gekündigt wurden?
Bei all diesen Punkten unterstützt dich eine digitale Vertragsverwaltung, um deine Abrechnungsprozesse zu automatisieren und damit zu beschleunigen.
Wichtige Funktionen einer integrierten Vertragsmanagement Lösung
1. Vertragskonditionen übersichtlich darstellen
Achte darauf, dass die Vertragsverwaltung alle wichtigen Bestandteile der Verträge übersichtlich darstellt. Dazu gehören Beginn und Ende des Vertrags, Leistungen, Kündigungsfristen, Zahlungstermine und Lieferdaten.
2 .Rechnungserstellung automatisieren
Automatisierte Serienrechnungen sparen zusätzlich Zeit. Wichtig ist, dass das Vertragsmanagement die jeweiligen festgelegten Zahlungsfristen berücksichtigt und zuverlässig monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrende Rechnungen auf Knopfdruck erstellt.
3. Kündigungen zeitsparend verwalten
Achte darauf, dass Kündigungen direkt beim Kündigungseingang im Vertragsmanagementsystem vermerkt werden können. Das System erzeugt dann lediglich nur so lange Rechnungen und Wiedervorlagen, wie der Vertrag noch gültig ist.
4. Automatisiert Verträge verlängern
Das Vertragsmanagement verlängert automatisiert alle Verträge, wenn keine Kündigung eingegangen ist.
5. Verträge archivieren
Verträge lassen sich im System speichern und ablegen – beispielsweise über ein Dokumentenmanagement.
6. Verträge schnell und einfach finden
Genauso wichtig ist es jedoch, die Verträge schnell und einfach wiederzufinden. Idealerweise existieren im System Verknüpfungen zu den jeweiligen Service-Verträgen – zum Beispiel in der Kundenakte, in der Anlagenverwaltung oder im Projekt.
7. Nur autorisierten Personen Zugriff gewähren
Dazu gewährt die Vertragsverwaltung aufgrund des Datenschutzes nur den Personen Zugriff auf die Verträge, die damit arbeiten und deswegen dazu autorisiert sind.
Fazit
Mit einer Vertragsmanagementlösung digitalisierst und beschleunigst du deine Prozesse. Dafür ist jedoch ein enges Ineinandergreifen von Serviceabläufen und Abrechnungsverfahren nötig. Idealerweise ist das Vertragswesen deswegen Teil deiner bestehenden Service Software bzw. ERP Lösung. So lassen sich durchgängige Workflows abbilden und du kannst sicher sein, dass du auch wirklich alle angefallenen Leistungen abrechnest.
