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14.01.2014 | 10:01 Uhr v.Soft

Vertragsmanagement Software für Service Unternehmen

Serviceorientierte Unternehmen müssen oft Kundenverträge verwalten, die unterschiedliche Konditionen enthalten. Eine Vertragsverwaltung muss dabei unterstützen, alle Verbindlichkeiten zu erfüllen - und das möglichst automatisiert. Um die Verträge einhalten zu können und ein angemessenes Vertragscontrolling zu betreiben, ist es wichtig, dass das Vertragsmanagement System über bestimmte Funktionen verfügt, damit Sie Ihre Vertragsverpflichtungen einhalten können.

Wichtige Funktionen einer Vertragsmanagement Software

1.    Vertragskonditionen übersichtlich darstellen

Achten Sie darauf, dass Ihre Vertragsverwaltungssoftware alle wichtigen Bestandteile der Verträge übersichtlich darstellt. Dazu gehören Beginn und Ende des Vertrags, Leistungen, Kündigungsfristen, Zahlungstermine und Lieferdaten.

2. Wiedervorlagen und Termine steuern

Bei Wartungsverträgen sind oft regelmäßige Techniker-Einsätze erforderlich. Die Vertragsmanagement Software muss in der Lage sein, frühzeitig automatische Wiedervorlagen zu generieren, damit die Wartung in der Techniker-Einsatzplanung berücksichtigt werden kann.

3. Rechnungserstellung automatisieren

Eine automatisierte Rechnungsstellung spart zusätzlich Zeit. Wichtig ist, dass die Vertragsmanagement Software die jeweiligen festgelegten Zahlungsfristen berücksichtigt und zuverlässig monatlich, jährlich und quartalsweise wiederkehrende Rechnungen auf Knopfdruck erstellt.

4. Kündigungen zeitsparend verwalten

Achten Sie darauf, dass Kündigungen direkt beim Kündigungseingang im Vertragsmanagementsystem vermerkt werden können. Das System darf anschließend nur so lange Rechnungen erstellen und Wiedervorlagen erzeugen, bis der Vertrag beendet ist.

5. Automatisiert Verträge verlängern

Das Vertragssystem muss in der Lage sein, automatisiert alle Verträge zu verlängern, wenn keine Kündigung eingegangen ist.

6. Verträge archivieren

Die Vertragsmanagement Software muss in der Lage sein, alle Verträge im System zu speichern und abzulegen – beispielsweise über ein Dokumentenmanagement.

7. Verträge schnell und einfach finden

Genauso wichtig ist es jedoch, die Verträge schnell und einfach wiederzufinden. Idealerweise existiert in der Kundenmaske eine Verknüpfung zu den jeweiligen Service-Verträgen.

8. Nur autorisierten Personen Zugriff gewähren

Wesentlich ist es ebenfalls, dass die Vertragsverwaltung aufgrund des Datenschutzes  nur den Personen Zugriff auf die Verträge gewährt, die damit arbeiten und deswegen dazu autorisiert sind.

Um alle Erfordernisse möglichst automatisiert abbilden zu können, ist es unerlässlich, dass das Vertragsmanagementsystem in die bestehende IT Struktur eingebunden ist. Für Service Unternehmen bieten sich deswegen Service Management Software bzw. ERP Software mit Service-Funktionen an, die neben den technischen Prozessen wie Einsatz-Planung und Anlagenverwaltung auch alle kaufmännischen Prozesse abbilden können. Diese Systeme verfügen in der Regel auch über Funktionen wie eine umfassende Kunden- und Kontaktverwaltung, ein Warenwirtschaftsprogramm, ERP Projektmanagement, automatisiertes Berichtswesen und eine Finanzbuchhaltung.