Am Beispiel der fiktiven Agentur WXY kannst du nachvollziehen, wie Projektcontrolling mit der ERP Software v.Soft ablaufen kann.
Vertriebsphase
Online Marketing Manager Bernhard Bertold von der Firma Mustermeier GmbH ruft bei der Agentur WXY an und wünscht einen Termin und ein unverbindliches Angebot für die Erstellung einer neuen Webseite sowie die Durchführung einer Marketingkampagne. Kathrin Krause vom Vertriebsinnendienst legt den Kunden im CRM System an und führt die Terminplanung in Outlook durch.
Kurz vor dem Termin checkt der Außendienstmitarbeiter Michael Meier auf seiner App, wo er hinfahren muss und was im Vorfeld mit dem Kunden besprochen wurde.
Nach dem Vor-Ort-Gespräch hinterlegt er seine eigenen Gesprächsnotizen im CRM und leitet die Nachricht zusätzlich als Aufgabe an Kathrin Krause weiter.
Angebotserstellung und Nachakquise
Kathrin Krause erstellt anhand der Gesprächsnotizen ein umfassendes Angebot aus den im System hinterlegten Artikeln. Für die Webseitenentwicklung wird ein Festpreis hinterlegt, die Durchführung der Marketingkampagne soll hingegen nach Aufwand abgerechnet werden. Frau Krause passt Preise, Stundenzahl und Texte an, um die Wünsche des Kunden detailliert zu erfassen. Da sie jedoch keine Berechtigung hat, das Angebot selbst zu versenden, geht eine Aufgabe mit der Bitte um Freigabe an den Leiter der Webentwicklungsabteilung. Eine Stunde später erfolgt im System das OK – Frau Krause versendet daraufhin das Angebot aus dem System heraus per Outlook an den Kunden.
Nach einer Woche erhält sie vom System eine Nachricht mit der Info, dass ein Nachakquisegespräch mit Herrn Berthold ansteht. Ihr Anruf erfolgt direkt aus dem CRM System heraus. Sie beantwortet dem Online Marketing Manager einige noch offenen Fragen, worauf dieser das Projekt beauftragt.
Kathrin Krause erstellt mit einem Klick einen Auftrag aus dem Angebot und sendet nach erneuter Freigabe aus dem System heraus eine Auftragsbestätigung an den Kunden.
Projekt anlegen
Projektleiter Stefan Schmidt legt ein neues Projekt im Projektmanagement Bereich an. Dafür wählt er die Projektvorlagen „Webseitenentwicklung“ und „Marketingkampagne“. In den beiden Projekten sind so bereits ein grobes Zeitschema sowie die typischen Projektaufgaben hinterlegt. Schmidt prüft über die Ressourcenplanung, welche Mitarbeiter für den Designentwurf, die Umsetzung der Webseite sowie die Marketingkampagne Zeit haben. Anschließend weist er ihnen die Aufgaben entsprechend zu und erstellt einen detaillierten Zeitplan, den er in den Multiprojektplan übernimmt und diesen noch einmal auf Überschneidungen prüft.
Anschließend legt er Budgets für Reisekosten und Fremdleistungen sowie Stundenbudgets für Eigenleistungen an, auf die die Projektmitarbeiter später ihre Zeiten erfassen können.
Projektcontrolling in Echtzeit
Die Mitarbeiter beginnen, die ihnen zugewiesenen Arbeiten zu den vorgegebenen Zeiten zu erledigen und erfassen ihre Zeiten auf das jeweilige Projektbudget.
Einige Leistungen werden extern vergeben und über das Bestellwesen den Projekten als Fremdleistungen zugeteilt.
Projektleiter Stefan Schmidt hat über das Manager Cockpit stets alle Projekt im Blick. Ampelfarben informieren ihn sofort, wenn ein Projektbudget vom Soll abweicht. Das Design-Budget des Projektes Webseitenentwicklung für die Mustermeier GmbH verfärbt sich gelb. Sofort überprüft Schmidt die Projektberichte. Immer neue Kundenwünsche drohen den Budgetrahmen zu sprengen. In einem Kundengespräch legt Schmidt seine Sichtweise dar und kann den drohenden Zeitaufwand etwas eindämmen. So kann der Designentwurf gerade so im festgelegten Zeitbudget termingerecht fertiggestellt werden.
Die Entwickler beginnen daraufhin mit der Umsetzung. Da kommen weitere Änderungswünsche und der Zeitplan gerät trotz Pufferzeiten in Gefahr.
In einem Gespräch mit dem Kunden Herrn Bertold weist Schmidt darauf hin. Bald ist eine Einigung erzielt. Der Golive verschiebt sich einen Monat nach hinten. Außerdem beauftragt der Kunde zusätzliche Änderungen.
Projektabrechnung und Nachkalkulation
Die Abrechnung der Webseite erfolgt in drei Schritten: die Hälfte vor Projektbeginn, ein Viertel nach den Designentwürfen und der Rest nach der finalen Abnahme. Durch den Nachtrag hat sich das Bezahlschema geändert – dadurch fällt die Schlussrate größer aus als ursprünglich vorgesehen.
Buchhalterin Frau Anna Anton erzeugt aus dem Auftrag für das Webprojekt entsprechende Abschlagsrechnungen und lässt diese termingerecht dem Kunden zukommen. Mit der Überweisung nach der letzten Rechnung ist das Projekt „Webseitenerstellung“ abgeschlossen.
Mit dem Bericht Projektnachkalkulation überprüft der Projektleiter noch einmal den Projektverlauf. Das Projekt hat Gewinn erwirtschaftet – allerdings weniger als im Vorfeld kalkuliert. Herr Schmidt zieht daraus den Schluss, bei den nächsten vergleichbaren Projekten das Budget für die Designentwürfe zu erhöhen.
Für das Projekt „Marketingkampagne“ ermittelt das System über einen automatischen Projektrechnungslauf alle abrechenbaren Zeiten und erstellt daraus eine Rechnung mit einem Tätigkeitsnachweis.
Über das automatisierte Finanzmanagement mit Kontoauszugsmanager und automatischem Zahlungsverkehr gehen die Überweisungen der Mustermeier GmbH sofort in das Echtzeit Reporting ein – so weiß die Geschäftsführung der Agentur WXY stets, wie es um die Finanzen des Unternehmen bestellt ist.
Fazit
Mit Projektcontrolling behältst du deine Projekte im Blick. Bei der Projektplanung und der Projektsteuerung helfen dir Funktionen wie Soll-Ist-Vergleich, Projektnachkalkulation, Gantt-Charts und eine Aufgabenverwaltung mit Ressourcenplanung. Dank Ampel-Controlling erkennst du sofort, welche Projekte abweichen und wo ein Gegensteuern erforderlich ist. Dank der projektbezogenen Zeiterfassung behältst du die bereits für ein Projekt aufgewendeten Zeiten im Blick. Außerdem steuerst du mit v.Soft alle kaufmännischen Prozesse von der Angebotserstellung bis hin zum Finanzmanagement. So kombiniert v.Soft Projektcontrolling Software und ERP in einem Gesamtsystem für Dienstleister und Projektierer.