Field Service Management mit ERP Software und App

Das ERP System v.Soft ermöglicht zielgerichtetes Field Service Management über ERP und App mit grafischer Einsatzplanung und Issue-Tracking-System. So ist die Lösung optimal für den MRO-Bereich (Wartung, Reparatur und Instandhaltung) geeignet – egal, ob es sich bei den Serviceobjekten um Anlagen, Maschinen oder Geräte handelt.

Digitalisiere dein Servicemanagement mit v.Soft

v.Soft ist die Field Service Management Software für deine kompletten Service-Prozess. Das ERP System unterstützt dich unter anderem in folgenden Bereichen:

  • Ticketplanung
  • Außendienststeuerung via App
  • Kaufmänn. Prozesse inkl. Abrechnung und Wartungsverträgen
  • Ersatzteilmanagement inkl. Beschaffung
  • Finanzbuchhaltung
ticketmaske laptop

1. Automatische oder manuelle Ticketerfassung

Dreh- und Angelpunkt für das Field Service Management mit dem ERP v.Soft ist das Ticketsystem. Ein Ticket lässt sich auf verschiedene Art und Weise erstellen:

  • Automatisiert über v.Soft (zum Beispiel aus der Wartungsplanung)
  • Direkt vom Kunden (zum Beispiel über ein Kontaktformular oder Kundensystem)
  • Aus einem Serviceauftrag in v.Soft heraus
  • Manuell, zum Beispiel aufgrund eines Kundenanrufs (Störung)

In den Tickets lassen sich grundlegende Informationen hinterlegen:

  • Welcher Kunde ist betroffen?
  • Worum geht es genau?
  • Um was handelt es sich? (z.B. Störung, Wartung, Installation …)

Anschließend ist das Ticket in der Ticketplanung auffindbar.  

 

ticketuebersicht

2a. Ticketprüfung

In der Ticketplanung sind alle Tickets aufgelistet, die noch offen sind und noch keinem Servicetechniker zugeordnet wurden. Dabei kann es sich beispielsweise um Störungen oder Wartungen, aber auch um Reinigungs- oder Installationstätigkeiten handeln. Jeder Ticketart ist eine bestimmte Farbe zugeordnet – beispielsweise rot als Signalfarbe für Störungen, grün für Wartungen, etc.
Der Serviceleiter erkennt dringende und kritische Tickets auf einen Blick an der zugeordneten Farbe sowie anhand der SLA-Warnungen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, nach Kriterien wie Ticket-Art, aber auch nach Datum oder Priorität bzw. Service-Level zu filtern. Dazu ist auch eine Umgebungssuche integriert. So lassen sich andere Tickets mit Einsatzort in der Nähe identifizieren und ebenfalls in die Tour einplanen.

plantafel

2b. Einsatzplanung mit automatischer Einsatzübermittlung

Im nächsten Schritt öffnet der Serviceleiter ein Ticket aus dem Ticketpool. Bei Bedarf aktualisiert er Informationen oder fügt Aufgaben hinzu. Dazu prüft er, ob ggf. eine andere Tätigkeit, wie zum Beispiel eine Wartung ansteht, die gleich miterledigt werden kann. Anschließend öffnet er mit der Funktion „Planen“ die Plantafel.
In der Plantafel ist auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter wann zur Verfügung stehen, um die Störung zu beheben bzw. die Wartung durchzuführen. Optional lässt sich zudem via Webfleet-Anbindung in v.Soft sofort erkennen, wo sich die Techniker gerade befinden und welche Ersatzteile diese gerade mit sich führen.Der Serviceleiter erstellt in der Plantafel einen Termin für den Techniker. Bei Bedarf fügt er dazu spezielle Ressourcen wie Werkzeuge oder Fahrzeuge über die Ressourcen-Plantafel hinzu. Mit Klick auf Bestätigen wird das Ticket eingeplant.

 

vapp screenshots

3a. Die v.App im Außendiensteinsatz

Bei Arbeitsbeginn öffnet der Servicetechniker seine v.App für Field Service Management. Über seinen Kalender sieht er auf einen Blick, welche Termine an diesem Tag anstehen. Anhand des farbigen Hintergrundes erkennt er direkt, ob es sich um Störungen, Wartungen, Reinigungen oder Installationen handelt. Bei Klick auf das Ticket werden direkt alle wesentlichen Informationen angezeigt:

  • Was ist zu tun?
  • Wo genau befindet sich das defekte Objekt?
  • Was ist in der Vergangenheit schon alles passiert (Störungen, Wartungen usw.)?

Mit einem Klick auf das Maps-Symbol öffnet sich der Standort in Google Maps und der Techniker begibt sich auf den Weg zum Objekt (beim Einsatz von Webfleet wird der Einsatzort zusätzlich direkt auf das Navigationssystem übertragen). Bei Rückfragen kann er dazu direkt mit dem Ansprechpartner vor Ort Kontakt aufnehmen – E-Mail und Anwahl können direkt über die App aufgerufen werden.
 

 

field service management techniker vapp

3b. Der Einsatz beim Kunden vor Ort

Vor Ort angekommen, sichtet der Techniker alle hinterlegten Informationen zum Einsatz sowie die Beschreibung und die Historie des Serviceobjekts. Dies ist offline gespeichert, sodass alles auch dann zur Verfügung steht, wenn kein Datenempfang möglich ist. Dann startet er die Zeiterfassung – die Anfahrtszeit wird automatisch gespeichert. Anschließend erledigt er alle Tätigkeiten, die zu tun sind. Dabei erfasst er zusätzlich benötigtes Material und Einsatzbeschreibung. Auch eine Foto-Dokumentation z.B. von Schäden ist möglich. Jeder Arbeitsschritt kann per Tastatur, hinterlegtem Wörterbuch oder der Sprachfunktion des mobilen Gerätes dokumentiert werden. Material lässt sich via Barcodescan hinterlegen.
Nach Abschluss aller Tätigkeiten bestätigt der Ansprechpartner der Anlage auf dem mobilen Gerät die Tätigkeiten und hinterlässt seine digitale Unterschrift. Die v.App erstellt anschließend einen digitalen Serviceschein und übermittelt diesen automatisch an die E-Mail-Adresse des Kunden. Der Techniker begibt sich zurück zu seinem Fahrzeug, wo er den Einsatz abschließt und die Zeiterfassung stoppt. Anschließend wendet er sich dem nächsten Einsatz zu.

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4. Automatische Ticketabrechnung

Nach Ticketabschluss übermittelt die v.App die Informationen an die ERP Software v.Soft – entweder direkt oder aber, sobald eine Übertragung wieder möglich ist. Das Ticket wechselt in den Status „technisch erledigt“. Der Innendienstmitarbeiter sieht über die Maske „Ticketübersicht“ anhand des Ticket-Status, welche Tickets abgerechnet werden können. Er prüft die Informationen, die der Techniker bereitgestellt hat. Ist alles erfolgreich verlaufen, setzt der Mitarbeiter den Abrechnungsvorgang in Gang. Hierzu gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Automatische Abrechnung über wiederkehrende Rechnungen

Ist die Tätigkeit Bestandteil eines Servicevertrages, wird das Ticket direkt abgeschlossen. Die Abrechnung erfolgt pauschaliert und automatisiert über eine Wiederkehrende Rechnung.

Manuelle Abrechnung via Auftrag

Handelt es sich um eine zusätzliche Tätigkeit, die extra abgerechnet wird, oder ist ein Ersatzteil nicht im Umfang des Vertrages enthalten, stößt der Innendienst-Mitarbeiter manuell die Abrechnung an - beispielsweise über einen neuen oder einen bereits bestehenden Auftrag.

 

Deine Lösung für Field Service Management

Mit dem ERP System v.Soft bist du in der Lage, deine kompletten Serviceprozesse zu digitalisieren - von der Ticketerstellung über die Einsatzplanung, die Außendienststeuerung sowie die Abrechnung. Zusätzlich unterstützen wir dein Unternehmen in den Bereichen Lagerverwaltung, Beschaffung, eCommerce und Finanzbuchhaltung.

stephen gold protectura
Zitat
Das schnelle Wachstum von Protectura brachte unser bisheriges System an seine Grenzen. Wir suchten deshalb nach einer Software, die unsere Geschäftsprozesse nicht nur automatisieren konnte, sondern die vor allem auch leicht und verständlich zu bedienen ist. Mit v.Soft haben wir eine solche Software gefunden.
Stephen Gold
Geschäftsführer, Firma Protectura
Zitat
Bei Unternehmensgründung im Jahre 2012 haben wir uns für das ERP-System v.Soft aus dem Hause Vepos entschieden. Die Philosophie, Flexibilität und Vielfalt in der Datenhaltung sowie deren Verarbeitung unterstützt sämtliche Prozesse unseres Unternehmens optimal. Die Stabilität des Systems, Servicefreundlichkeit und die mögliche flexible Anpassungsfähigkeit bestätigen uns permanent in unserer damaligen Entscheidung.
Wolfgang Henkel
Geschäftsführer, Firma CSG Systems
whg anlagenbau
Zitat
Wir sind sehr zufrieden mit der Software. Es bedarf natürlich immer wieder einer Anpassung, aber die Aufgaben, die sich uns stellen, können wir damit gut umsetzen. Was uns auch wichtig ist, dass das System weiterentwickelt wird, dass es wächst und dass es sich auch an den Bedürfnissen von mittelständischen Unternehmen und kleinen Unternehmen orientiert.
Wolfgang Holland-Götz
Geschäftsführer, Firma WHG Anlagenbau

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