Steigende Kundenzahlen – steigender Verwaltungsaufwand: Wie Protectura mit v.Soft® die Datenmenge einfach bewältigt
Kunde seit 2020
10–20 Mitarbeiter
Sicherheitstechnik
Ausgangssituation
Die Protectura GmbH bietet individuelle Sicherheitssysteme, mit einem Leistungsangebot, das Beratung, Planung, Finanzierung, Montage und Wartung umfasst. Der Kundenstamm reicht von Kleinaufträgen bis zu Großprojekten und wächst seit Jahren kontinuierlich – und mit der steigenden Kundenzahl auch die Datenmenge.
Eingehende Anfragen mussten manuell abgearbeitet werden. Die vielen einzelnen Miet- und Wartungsverträge mit unterschiedlichsten Service-Level-Agreements ließen sich nicht abbilden und mussten händisch abgeglichen werden, ehe in einem weiteren Schritt die benötigten Informationen an die Servicetechniker weitergegeben werden konnten. Der anfallende Zeitaufwand sowie der Materialverbrauch wurden ebenfalls separat bearbeitet. Kurzum: Die Verwaltung der Daten wurde zunehmend aufwändig, unübersichtlich und dementsprechend sehr zeitintensiv.
Um zukünftig die Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und somit das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen, entschied sich die Protectura GmbH für die Einführung eines neuen ERP-Systems.
v.Soft® – Ein ERP-System für die Sicherheitsbranche
Um den überbordenden Verwaltungsaufwand in den Griff zu bekommen, sollte die ERP-Software vor allem drei wesentliche Funktionen bieten: eine übersichtliche Verwaltung der bestehenden Miet- und Wartungsverträge, ein Ticketsystem für Störungs- und Serviceaufträge sowie eine einfache Zeit- und Materialerfassung. Die Handhabung sollte dabei einfach und übersichtlich sein.
„Nach intensiven Präsentationen und Gesprächen fiel die Entscheidung auf v.Soft. Das System hat uns vor allem mit seiner Funktionsstärke und der übersichtlichen, leicht bedienbaren Benutzeroberfläche überzeugt.“
Stephen GoldGeschäftsführer
Schrittweise Einführung von v.Soft®
Die Einführung erfolgte ressourcenschonend in mehreren Schritten. In einem intensiven Analyseworkshop vor Ort wurde die gesamte Konfiguration für v.Soft festgelegt. Anschließend spielte Protectura über die Import-Routinen sowohl die Bestandsdaten als auch die Verträge mit wiederkehrenden Rechnungen in v.Soft ein. Zum Go-live konnten so bereits die Vertragsrechnungen automatisiert versendet werden.
Anschließend wurde das Ticketsystem eingeführt. Die Tickets werden den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet, die diese dann in den vorgegebenen Zeitfenstern abarbeiten. Als wichtiges Werkzeug dient die Kapazitätenübersicht. Hier ist auf einen Blick ersichtlich, welche Mitarbeiter wie ausgelastet bzw. aktuell verfügbar (oder auch im Urlaub) sind und wer noch Zeit hat, um weitere Tickets abzuarbeiten. Um Protectura dabei bestmöglich zu unterstützen, fanden Schulung und Follow-up-Calls statt.
Mittlerweile unterstützt v.Soft auch zahlreiche weitere Prozesse. Dazu gehören Service-Aufträge für Erweiterungen von bestehenden Systemen, Störungsbeseitigungen oder Lieferungen von Scharfschalt-Komponenten. Auch Projekte mit mehreren Technikern mit verschiedenen Skills werden in v.Soft gesteuert.
„Seit über einem Jahr arbeiten wir nun mit der Software v.Soft und sind absolut zufrieden. Die Einführung klappte problemlos und wir konnten unsere Geschäftsprozesse deutlich optimieren. Aufträge und Störungsmeldungen sowie die Zeit- und Materialplanung werden vollautomatisch erfasst und können jetzt viel schneller bearbeitet werden, auch dank der benutzerfreundlichen Oberfläche. Wir würden uns immer wieder für v.Soft entscheiden und planen bereits die weitere gemeinsame Zusammenarbeit.“
Stephen GoldGeschäftsführer
Fazit
Die Einführung von v.Soft hat die Arbeitsabläufe maßgeblich vereinfacht und beschleunigt. Protectura plant, den nächsten Schritt zu gehen und weitere Unternehmensbereiche mit v.Soft zu digitalisieren. Besonderer Fokus liegt hier auf der v.App Servicemanagement, in der Techniker ihre Zeiten erfassen sowie Material auf Aufträge und Tickets buchen. Im Zuge der Einführung soll v.Soft dann auch die Lagerverwaltung mitsamt Bestandsführung unterstützen.
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Der Mangel an Fachkräften wird die Sicherheitstechnik-Branche noch lange begleiten. Umso wichtiger ist es, neue Wege zu finden, um bestehende Mitarbeitende zu entlasten. Mit der Digitalisierung und Automatisierung von Abläufen durch moderne ERP-Systeme lässt sich dabei der größte Effekt erzielen.
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