Effiziente Buchhaltung statt Zettelwirtschaft: Rechnungsautomatisierung mit v.Soft

Wer an Buchhaltung denkt, verbindet damit häufig das Bild einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft – von Rechnungsstapeln bis hin zum überquellenden Archiv. Und tatsächlich werden in vielen Unternehmen die Eingangsrechnungen noch händisch geprüft und abgelegt. Überblick? Fehlanzeige. Die manuelle Dateneingabe, die Suche nach verlorenen Dokumenten und die Gefahr von Fehlern erhöhen das Risiko von Zeit- und Geldverschwendung. Mit der Rechnungsautomatisierung gehört dieses Szenario der Vergangenheit an: Unser ERP System unterstützt dich zukünftig nicht nur bei der automatisierten Bearbeitung von warenbezogenen Eingangsrechnungen, sondern auch bei dienstleistungsbezogenen und sonstigen Rechnungen. Die Fertigstellung des neuen Rechnungsautomatisierung-Tools ist für Herbst 2023 geplant.

Rechnungsautomatisierung statt manueller Prozesse

Oftmals werden in Unternehmen händisch ein oder mehrere der folgenden Schritte durchgeführt:

• Zusammentragen aller Rechnungen aus E-Mails und Online-Portalen (z.b. Amazon oder Telekom)
• Kaufmännische Prüfung – sind alle Informationen enthalten, passt der Steuersatz?
• Abgleich mit dem Wareneingang – sind die Mengen korrekt?
• Abgleich der Preise – sind diese so wie vereinbart?
• Kaufmännische Einbuchung ins System – Anlage eines offenen Postens
• Zahlungsvorschlag und Übertragung an die Bank-Software
• Nachverfolgung von Skontofristen
• Archivierung (oft noch in Papierform, mehrmaliges Ausdrucken, Ablage in Ordnern)

Diese Prozesse sind nicht nur extrem zeitaufwändig, sondern entsprechen manchmal auch nicht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Beispielsweise dürfen E-Mail-Rechnungen nur digital und nicht in Papierform abgelegt werden.
Die oben genannten, in vielen Unternehmen oft noch händisch ausgeführten Prozesse lassen sich dabei gut teil- bzw. auch komplett automatisieren. Die Rechnungsautomatisierung optimiert und beschleunigt die Prozesse nachhaltig.

Einfaches Verbuchen von Dienstleistungs- und sonstigen Rechnungen dank Rechnungsautomatisierung

Unser neues Tool für die Rechnungsautomatisierung wird dir lästige Routinetätigkeiten abnehmen. Mit unserer Lösung ist kein manuelles Zusammensuchen mehr nötig - die Rechnungen werden automatisch aus einem E-Mail-Postfach oder von Onlineportalen (z.B. Amazon oder Telekom) abgeholt, ausgelesen, geprüft und abgelegt. Dabei werden Zahlläufe und Freigabeprozesse einfach digital abgebildet. Der PDF-Beleg wird in v.Soft ausgelesen und anschließend ein Buchungsvorschlag erzeugt, der aber noch geändert werden kann. Sind bestimmte Kriterien erfüllt (z.B. Lieferant, Betrag, und einmalige Abrechnung pro Monat stimmen bei Miet- oder Telefonrechnungen mit einer vordefinierten Regel überein), kann die Rechnung automatisch verbucht und im DMS abgelegt werden. Dabei werden Buchungssatz und Beleg miteinander verknüpft. Nicht eindeutige Belege werden zur Prüfung dem zuständigen Mitarbeiter vorgelegt.

Mit unserem Kooperationspartner GetMyInvoices.com ermöglichen wir dir diesen nahtlosen automatischen Rechnungsprozess: befreie dich von Routinearbeiten – Rechnungen machen sich jetzt von allein! Mehr zu unserem Kooperationspartner GetMyInvoices erfährst du hier.

Automatisierte Eingangsrechnungsverbuchung bei Warenrechnungen

Auch warenbezogene Einkaufsrechnungen können automatisiert abgerechnet werden. Dies ist bereits über das Tool Smartinvoice möglich. Wir planen jedoch, zukünftig auch weitere Automatisierungslösungen zu unterstützen.
Grundlage hierfür ist die Erfassung von Einkaufsbestellungen im ERP System sowie automatisiert auslesbare Postfächer für den Rechnungseingang. Sobald Rechnungs-E-Mails in den Fächern eingehen, werden diese mitsamt Anhängen automatisch ausgelesen und sowohl einer Plausibilitätsprüfung als auch einer Umsatzsteuerkonformitätsprüfung (nach §14 UstG) unterzogen. Anschließend gleicht das System die Rechnungen mit bestehenden Bestellungen ab. Stimmen die Daten überein, wird die Rechnung automatisch im ERP System gebucht (Dunkelbuchung) und im Dokumentenmanagementsystem (zum Beispiel DocuWare) archiviert. Dabei werden auch Skontofristen berücksichtigt. Zusätzlich prüft das ERP System regelmäßig, ob die kreditorische Rechnung bereits bezahlt wurde. Ist dies geschehen, wird die Rechnung im DMS mit einem digitalen Bezahlt-Stempel versehen.

 Die Vorteile der Rechnungsautomatisierung auf einen Blick:

1. Zeitersparnis:

Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung verkürzt die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen drastisch. Routineaufgaben werden automatisiert, wodurch wertvolle Zeit für Buchhalter freigesetzt wird, um sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

2. Fehlerreduzierung:

Manuelle Dateneingabe ist anfällig für Fehler, die zu mühsamen Nachbearbeitungen führen können. Die Rechnungsautomatisierung minimiert diese Risiken.

3. Effizienzsteigerung:

Die Rechnungsautomatisierung ermöglicht einen nahtlosen Workflow für den gesamten Rechnungsprozess.

4. Kostenreduzierung:

Obwohl die Implementierung möglicherweise anfängliche Investitionen erfordert, überwiegen die langfristigen Kosteneinsparungen: der Bedarf an physischen Ressourcen sowie der Zeitaufwand verringern sich.

5. Transparenz und Kontrolle:

Du kannst auf umfassende Berichte und Analysen zugreifen, um den Status und den Verlauf von Rechnungen nachzuverfolgen. Das erhöht die Transparenz und ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Finanzen des Unternehmens.

6. Nachhaltigkeit:

Die Umstellung von Papier auf Digital hat nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern reduziert auch den Papierverbrauch und den ökologischen Fußabdruck deines Unternehmens.

Fazit: Digitalisierung beim Rechnungsmanagement

Die Rechnungsautomatisierung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz und Genauigkeit. Dank der automatisierten Vorgänge sparst du viel Zeit. Nach der Ablage im DMS kannst du dazu die Papierbelege entsorgen, da eine Ablage und Aufbewahrung nicht mehr nötig ist. So sparst du zudem viel Platz. Zusätzlich werden alle Eingangsrechnungen zentral überwacht, sodass dir nichts durchrutschen kann und du keine Skontofristen verpasst. Du möchtest wissen, wie die Rechnungsautomatisierung mit v.Soft deine Buchhaltung optimieren kann? Wir beraten dich gerne – natürlich kostenlos und unverbindlich!